Dalam membangun sebuah sistem Anda harus memahami penyusun-penyusun inti dari sistem tersebut. Mulailah dengan definisi manajemen pengetahuan (knowledge management) hingga memahami tentang semua alat yang akan diperlukan untuk melakukannya.
Definisi Knowledge Management
Aset sebuah perusahaan perlu dikelola dan dilindungi dalam rangka mempertahankan dan mengembangkan bisnis itu sendiri. Pengetahuan yang diperoleh harus dikelola dengan baik untuk memastikan semua orang dalam lingkungan kerja dapat bekerja dalam sebuah aturan, sama dalam persepsi dan parameter, berbagi informasi dan belajar untuk mendokumentasikan setiap pengalaman mereka. Dapat dikatakan tidak ada satu cara baku untuk membangun sebuah sistem knowledge management yang dapat digunakan untuk semua model bisnis. Perusahaan harus menyelidiki prosesnya dengan karakteristik masing-masing bisnis.
Sistem Manajemen Struktur Pengetahuan
Tujuan dari keseluruhan organisasi adalah membangun sebuah sistem manajemen. Setiap proses bisnis dan semua proses-proses inisiatif harus dimasukkan di dalamnya sebagai sebuah struktur yang tertata. Dalam pembangunan sistem manajemen pengetahuan maka ada beberapa perspektif manajemen yang dapat digunakan. Struktur dengan pusat tekhnologi ( hardaware, software dan database), struktur dengan bagan organisasi (struktur pembagian departemen dan cara mereka saling membantu), atau dengan pendekatan struktur ekologi (fokus pada interaksi antar karyawan).
Komponen Inti KM
Komponen inti dalam pembangunan sistem knowledge management (KM) adalah personel (karyawan, pelanggan, vendor), proses (akuntansi, pengadaan, penjualan), budaya (sikap dan budaya), struktur (hubungan), dan tekhnologi (mesin dan alat-alat).
Pemetaan KM
Beberapa komponen inti dapat berperan lebih besar dibandingkan dengan yang lain dalam hal memberikan dan menghasilkan data. Namun beberapa bisa jadi akan tampak tumpang tindih. Dengan proses pemetaan ini, maka interaksi antar komponen inti akan lebih mudah dipahami. Pemetaan akan melibatkan sebuah diagram bisnis yang menggambarkan sebuah peta keseluruhan proses harian, mingguan, bulanan hingga tahunan.
Alat-Alat Yang Diperlukan
Sebuah sistem knowledge management harus selalu tersedia dalam sebuah organisasi. Seringkali ini terdapat dalam sebuah database yang besar dengan beberapa sistem. Perusahaan-perusahaan besar akan menggunakan perangkat lunak dari produsen terkemuka seperti IBM dan Oracle untuk pengelolaan data tersebut. Software sistem knowledge management seperti ini dapat dibeli, dimodifikasi kemudian diterapkan dengan berbagai penyesuaian model bisnis masing-masing.
