Effective Meeting Management

Effective Meeting Management (Manajemen Meeting Efektif)

Tempat/Waktu Pelaksanaan:
Hotel Bidakara/ 25-26  November 2013

Deskripsi :
Meeting menjadi forum yang paling sering digunakan oleh para anggota perusahaan untuk melakukan interaksi, menyusun perencanaan, melakukan brainstorming, menyelesaikan masalah dan mengevaluasi kinerja. Para manajer dan staf menghabiskan banyak waktu untuk merencanakan, menghadiri, dan menjalankan meeting, meskipun seringkali dirasakan tidak produktif dan membikin pengalaman yang frustatif. Ketika meeting dijalankan secara efektif, peserta akan lebih aktif berpartisipasi dan committed dalam mengembangkan kolaborasi, trust, kontribusi, komitmen serta aksi bersama lainnya guna menghasilkan outcome yang lebih produktif. Mereka akan menikmati aktivitas meeting dan menjadi anggota tim yang produktif.

Pada umumnya, fokus dan perencanaan untuk pelaksanaan meeting berkutat pada aspek isi dan sedikit hal pada aspek proses. Meskipun demikian, kebanyakan  meeting mengalami kegagalan atau sukses dikarenakan aspek prosesnya. Program ini dimaksudkan untuk memfasilitasi anggota perusahaan untuk mendapatkan optimalitas tertinggi pada saat menjalankan aktivitas meeting dengan berfokus pada beberapa elemen proses yang kritikal. Berdasarkan hasil survey dan pengalaman-pengalaman yang telah dipubilikasi, para peserta meeting sering mengalami kesulitan untuk mengembangkan solusi-solusi kreatif  atas persoalan yang sedang didiskusikan. Terlepas apakah meeting itu dimaksudkan untuk menyelesaikan satu masalah spesifik, membuat keputusan-keputusan sulit, mengembangkan strategi khusus, mengembangkan teambuilding atau hanya semata menyebarkan informasi, lingkungan dan kondisi meeting seringkali menjadi sulit untuk mencapai hasil optimal.

Hasil riset menunjukkan bahwa  75% waktu dari pimpinan perusahaan dihabiskan untuk kegiatan meeting dan 70% dari waktu meeting dianggap tidak produktif. Peserta meeting biasanya mengalami hambatan dikarenakan isu-isu proses atau aspek “how” dari meeting. Sedangkan aspek “what” dari meeting mencakup isi dari meeting berupa tugas, ide, rekomendasi, isu-isu, solusi dan tahapan prosesnya. Umumnya peserta meeting terbiasa dengan aspek “what”, bukan pada aspek “why”-nya. Pelatihan ini akan berfokus pada aspek proses atau “how” dari aktivitas meeting. Implementasi metodologi yang proven dan sikap serta perilaku yang efektif akan menjadi komponen kunci dalam rangka membangun meeting yang efektif dan produktif.

Tujuan Workshop:

1. Peserta mampu menerapkan prinsip dinamika kelompok efektif dalam kegiatan meeting.
2. Peserta mampu membangun sistem peran efektif di dalam proses meeting
3. Peserta mampu menjalankan sikap dan perilaku efektif didalam lingkungan meeting
4. Peserta mampu mengelola dan mengatur dinamika konflik didalam lingkungan meeting
5. Peserta mampu menerapkan pendekatan yang sudah proven didalam mengelola perilaku kontraproduktif dan disfungsional di dalam lingkungan meeting
6. Peserta mampu menyiapkan dan mem-follow up meeting untuk memaksimalkan ROI.

Materi Workshop:

1. Fundamentals of conducting meetings
   • The purpose of meetings
   • Planning meetings
   • Participating in meetings
   • Closing meetings
2. Managing meetings
   • The role of leaders
   • Decisions and ideas
   • Eliminating groupthink
3. Conflicts, climates, and difficult personalities
   • Resolving conflicts
   • Meeting climates
4. Communicating as meeting leaders
   • Communicating clearly
   • Using effective language
5. Listening effectively and asking questions
   • Improving listening skills
   • Asking effective questions
6. Communicating nonverbally
   • Nonverbal communication
   • Interpreting nonverbal communication

Waktu:
2 Hari

Biaya:
Rp. 4.000.000,-

Fasilitator:
Irfan Riza, SE, MSc, MA
Agus Wahid, SIP, MA
Drs. Agus Sutoto, MBA. Dipl.MS