Modern Office Management And Filing System

Tanggal
16-17 Mei 2013

Pukul
09.00 – 16.00 WIB

Tempat
Hotel Menara Peninsula Slipi
Jakarta

Investasi
Rp. 3.500.000,-
Including : Sertifikat,Training Modules, Workshop kit, Lunch, Snack, Foto 10R, Souvenir.
TEMPAT TERBATAS

OVERVIEW:
Manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta menggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dari sejak penciptaannya melalui pemeliharaan, penyebaran dan penyimpanannya sampai pemusnahan data atau peralatan yang tidak dibutuhkan lagi..

Dalam perkantoran yang kompleks, pastinya akan dikelola oleh banyak karyawan/pegawai, dimana tiap orang mempunuai fungsi yang berbeda, utnuk itu tentunya akan banyak divisi serta tugas yang banyak pula. Dalam modern office ini, akan dipeelajari konsep efektifitas dan efisiensi sebuah kantor agar semua dapat berjalan dengan baik dan maksimal, dan juga akan banyak dipelajri mengenai pengelolaan arsip (fuling system) secara integrasi dan efektif.

MANFAAT TRAINING

Memahami konsep modern office dengan baik
Memahami fungsi dan peran kantor dalam perusahaan/organisasi
Mampu mengelola informasi yan dibutuhkan oleh unit-unit lain
Mampu menyimpan dan mengelola arsip (sistem filling) dengan baik
Memahami pentingnya Standard Operation Procedure (SOP) untuk kelancaran aktifitas kantor

COURSE OUTLINE
1. Konsep Modern Office

Pengertian kantor dan administrasi perkantoran
Ruang lingkup administrasi perkantoran
Tujuan administrasi perkantoran
Karakteristik administrasi perkantoran modern

2. Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran

Pengelolaan sumber daya kantor
Pengaturan kegiatan- kegiatan/aktifitas kantor
Pengadaan perlengkapan pendukung kantor
Pemeliharaan perlengkapan kantor
Struktur organisasi kantor

3. Pengelolaan Tata Ruang & Fasilitas, Dan Manajemen Kantor

Pengertian dan tujuan tata ruang kantor
Azas tata ruang kantor
Jenis tata ruang kantor
Fasilitas kantor
Penyusunan tata letak fasilitas kantor
Tata lingkungan kantor
Prinsip 5R dalam tata ruang kantor

4. Pengelolaan Komunikasi/Korespondensi

Pengertian, ciri, fungsi, dan jenis surat
Bagian-bagian suratFormat surat
Bahasa surat
Langkah-langkah penyusunan surat
Mengurus dan mengendalikan surat masuk dan surat keluar

5. Pengelolaan Pelayanan Telepon

Persiapan yang perlu dilakukan
Menerima telepon
Menelepon
Mencatat pesan-pesan melalui telepon
Kesalahan dalam bertelepon

6. Administrasi & Pelayanan Tamu

Syarat penting penerima tamu
Catatan identitas tamu
Pelayanan terhadap tamu

7. Pentingnya Standar Operating Procedure (SOP)

Manfaat penyusunan SOP
Pengertian/defenisi SOP
Prinsip-prinsip dan teknik penyusunan SOP

8. Bagaimana Cara Mengelola Inventaris Kantor

Manfaat menginventarisasi perlengkapan/peralatan kantor
Pelaksanaan inventarisasi
Mutasi barang
Pemberian label dan kode barang
Penghapusan barang

9. Time Management & Pengaturan Jadwal Aktifitas di kantor

Nilai waktu dan pentingnya pengelolaan waktu yang efektif
Teknik manajemen waktu : skala prioritas, delegasi, dan asertif
Identifikasi penyebab waktu terbuang percuma dan antisipasinya
Mengelola rapat secara efektif dan membuat notulen yang baik

10. Pemanfaatan Otomatisasi Kegiatan Administrasi

Makna dan dampak otomatisasi dalam administrasi perkantoran
Aplikasi otomatisasi dalam administrasi perkantoran
Teknologi Informasi dalam Administrasi Perkantoran
Software untuk administrasi perkantoran
Sistem Arsip Elektronik
Sistem Informasi Manajemen
Manajemen basis data
LAN, intranet, dan internet

11. Mengelola Kearsipan Kantor

Pengertian arsip dan pengelolaan arsip
Jenis arsip
Tujuan Pengelolaan Arsip
Penggandaan dan pendistribusian arsip
Penataan arsip (klasifikasi dan pengkodean arsip)
Pemeliharaan dan penyimpanan arsip vital
Peminjaman arsip
Penyusutan arsip
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pengelolaan arsip
Metode dan SOP Pemusnahan arsip

WORKSHOP METHODE
Pelatihan menekankan penggunaan diskusi,simulasi, kasus-kasus dan latihan, multimedia

INSTRUCTOR:
DINAN SYAH, Bsc
Background dari Montana State University (USA), mempunyai pengalaman luas bekerja di USA dan Indonesia untuk bidang Business Administration, Modern Office, Filing, IT, dan saat ini menjadi konsultan yang telah banyak membantu perusahaan2 Oil & Gas, Mining, Telecommunication, Manufacture, BUMN, Banking, Trading, Consulting, Servicing dll.

Beliau adalah Corporate Trainer bagi: Microsoft Indonesia, BP (British Petroleum) Indonesia, Chevron Pacific Indonesia, Chevron Indonesia Company, ENI, TGI, ConocoPhillips, PetroChina, Medco, Elnusa Group of Companies, Surveyor Indonesia, Pusdiklat MIGAS – Cepu, PricewaterhouseCoppers (PWC), Deloitte Touche Tohmatsu, Energi Mega Persada (EMP), BII, CNOOC, DBS Bank, Bursa Efek Jakarta, Medco, Ditjen Migas, Premier Oil, MI Indonesia, Arutmin Indonesia, Apexindo, Mitsubishi Chemicals, Sigma Cipta Utama (Elnusa Grup), Bakrie and Brothers (Holding Company), PT. Bakrie Building Industries, PT. Kabelvision Indonesia, Envico Indonesia, FTH Law Firm, Loka Mampang Realty, Tunnel Mining Indonesia, Fugro Indonesia, Indominco Mandiri, Bank Tabungan Negara, BRI, Pacific Oil, Bank Mandiri (Persero) Tbk, PT. Kojo, Schneider Indonesia, Universal Resources, Aventis Pharma, PT. Nestle Indonesia, Battery Indonesia (Astra), PT. Travira Air, PT. Exspan Petrogas Intranusa, PT. Syngenta Indonesia, PT. FIF, PT.AIG LIFE, Sucofindo, BHP Billiton, Bhumi Phala Perkasa, Bina Sarana Informatika, and P&P MinePro, dan lain-lain..