Office Management & Filing System

Office Management & Filing System

Perkembangan teknologi informasi yang sampai sekarang ini tengah berlangsung ternyata juga telah dimanfaatkan sistem perkantoran. Komputer, perangkat komunikasi, reproduksi informasi bukanlah benda yang asing pada lingkungan sebuah kantor. Peralatan-peralatan tersebut kenyataannya telah mempercepat dan mempermudah penyelesaian tugas-tugas adminstratif perkantoran, dan lagi hasilnya juga lebih teliti dan lebih rapi, serta respon yang cepat. Dengan adanya fenomena diatas, maka fungsi sebuah kantor bukan lagi sebagai tempat memproses aktifitas surat-menyurat, namun telah berkembang menjadi sebuah lingkungan. Oleh karena itu, fungsi dan tanggung jawab seorang manajer kantor telah bergeser menjadi semakin kompleks. Sebagai sebuah lingkungan, pengelolaan kantor harus dilakukan melalui fungsi-fungsi manajemen, yakni Perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengawasan. Pelatihan ini ditujukan untuk membekali para manajer/ kepala kantor tentang paradigma baru pengelolaan kantor, dimana kantor telah menjadi sebuah lingkungan yang keberadaannya sangat penting bagi kesuksesan bisnis. Dalam kaitan ini kantor harus di kelola berdasarkan prinsip-prinsip manajemen modern.

TRAINING OBJECTIVE:

1. Peserta pelatihan memahami paradigma baru manajemen perkantoran
2. Peserta pelatihan memahami prinsip-prinsip dalam memanage aktifitas perkantoran.
3. Peserta pelatihan dapat meng-evaluasi lingkungan perkantoran dimana mereka bekerja, berdasarkan paradigma baru manajemen perkantoran.

TRAINING MATERIAL OUTLINE:
1. Fungsi manajemen dalam kantor

• Pengertian
• Aliran-Aliran manajemen
• Pendekatan Hubungan Manusia
• Pendekatan hubungan Sosial
• Fungsi dan Peranan kantor

2. Otomatisasi dan Fungsi Informasi

• Sistem manajemen informasi
• Peran manajemen dalam sistem informasi
• Makna otomatisasi dalam kantor
• Perencanaan otomatisasi kegiatan kantor
• Dampak otomatisasi dalam kantor

3. Perencanaan dan pengorganisasian Kegiatan Kantor

• Penerapan prinsip-prinsip manajemen dalam kantor
• Bentuk organisasi
• Sentralisasi VS desentralisasi
• Struktur organisasi

4. Manajemen ruang kantor

• Prinsip manajemen ruang
• Tujuan ruang
• Pengorganisasian manajemen ruang
• Perencanaan ruang
• Pemilihan lingkungan fisik

5. Konsep Komunikasi

• Proses komunikasi
• Komunikasi yang efektif
• Hambatan komunikasi
• Saluran komunikasi

6. Komunikasi dalam kantor

• Sistem komunikasi
• Media komunikasi tulisan
• Media elektronik dalam komunikasi

7. Komunikasi antar kantor

• Media komunikasi lisan
• Media komunikasi tulisan
• Dampak teknologi dalam komunikasi

8. Aktifitas kantor

• Administrasi
• Informasi
• Keperluan-keperluan informasi
• Dokumentasi dan pengarsipan

9. Alat bantu administrasi

• Formulir
• Desain formulir
• Sistem kartu
• Sistem kartu ponds
• Sistem-sistem komputer

10. Identifikasi, dokumentasi, dan Filing

• Klasifikasi
• UDC
• Klasifikasi Modern
• Peng-kodean
• Filing

11. Inventarisasi, pertanggung jawaban dan evaluasi

• Situasi umum
• Teknik skema
• Pertanggung jawaban
• Administrasi kas
• Administrasi debitur dan kreditur
• Adminstrasi persediaan

12. Evaluasi dan Reorganisasi

• Budgeting
• Budget perusahaan
• Verifikasi angka
• Pembatasan biaya
• Penelitian organisasi
• Analisis
• Organisasi dan informasi

13. Penyeliaan dan motivasi karyawan

• Tanggung jawab manajer kantor
• Motivasi kerja
• Hak dan fasilitas karyawan

14. Pelatihan dan pengembangan karyawan

• Tujuan pelatihan dan pengembangan
• Macam-macam pelatihan
• Teknik dan metode pelatihan
• Orientasi
• Promosi
• Mutasi

15. Prosedur Administrasi
16. Proses Pemecahan Masalah

WHO SHOULD ATTEND THIS TRAINING?:

1. Sekretaris
2. Kepala Administrasi / Kantor ( dalam setiap Divisi )
3. Pendidikan sekurang-kurangnya D III
4. Pengalaman kerja sekurang-kurangnya 1 tahun
5. Karyawan yang dipersiapkan untuk menduduki jabatan kepala Adminstrasi / Kantor, dengan Ijasah S1.

INSTRUCTOR : Tim Instruktur dari Politeknik Negeri Bandung (POLBAN) yang sudah berpengalaman mengajar di bidang kompetensi terkait

VENUE : Kagum Group Hotel Bandung (Golden Flower, Banana Inn, Serela, Gino Feruci), Amaroossa Hotel, Noor Hotel, Grand Setiabudi Hotel, dll

TRAINING DURATION : 4 days

TRAINING TIME :

• 09 Oct 2023-12 Oct 2023
• 13 Nov 2023-16 Nov 2023
• 05 Dec 2023-08 Dec 2023

INVESTMENT PRICE/PERSON :
1. Rp. 8.500.000/person (full fare) or
2. Rp. 8.250.000/person (early bird, payment 1 week before training) or
3. Rp. 7.950.000/person (if there are 3 persons or more from the same company)

FACILITIES FOR PARTICIPANTS :
1. Training Module
2. Flash Disk contains training material
3. Certificate
4. Stationeries: NoteBook and Ballpoint
5. T-Shirt
6. Backpack
7. Training Photo
8. Training room with full AC facilities and multimedia
9. Lunch and twice coffeebreak everyday of training
10. Qualified instructor
11. Transportation for participants from hotel of participants to/from hotel of training (if minimal number of participants from one company is 4 persons)