Secretary Development Program

Peran seorang sekretaris sangat penting dalam mendukung efisiensi dan produktivitas eksekutif atau manajer di sebuah organisasi. Seorang sekretaris bertanggung jawab atas berbagai tugas administratif, perencanaan jadwal, koordinasi, dan komunikasi di tingkat eksekutif. Untuk menjadi sekretaris yang sukses, sekretaris perlu mengembangkan keterampilan khusus, seperti manajemen waktu, organisasi, komunikasi yang efektif, serta kemampuan untuk beradaptasi dengan cepat.

Tujuan Pelatihan:

Memahami peran dan tanggung jawab seorang sekretari
Meningkatkan keterampilan manajemen waktu dan pengorganisasian.
Meningkatkan kemampuan komunikasi yang efektif di dalam dan di luar organisasi.
Mengembangkan keterampilan manajemen waktu dan organisasi yang efektif.
Mempelajari teknik-teknik administrasi dan manajemen yang efektif.
Mengenali teknologi dan alat bantu yang relevan untuk mendukung tugas sekretaris eksekutif.
Membangun hubungan profesional yang kuat dengan atasan dan kolega.

Topik Pembahasan:

Hari 1:

Peranan Sekretaris Dalam Organisasi

Tugas dan tanggung jawab Sekretaris
Kemampuan dan kualifikasi yang dibutuhkan untuk menjadi seorang sekretaris yang sukses.
Keterampilan dan karakteristik yang diperlukan untuk menjadi sukses dalam peran tersebut.
Tantangan dan kesempatan dalam menjadi seorang sekretaris.

Handling Multiple Bosses (Teamwork)

Bekerjasama dengan atasan ( 1 maupun lebih dari 1 orang )
Menangani atasan / orang yang sulit
Tip meningkatkan efektivitas kerja atasan
Mengantisipasi kebutuhan

Manajemen Waktu dan Pengorganisasi

Teknik manajemen waktu dan pengorganisasian yang efektif.
Mengelola kalender, jadwal, dan tugas dengan efektif.
Mengatasi prioritas dan mengelola tugas dan jadwal.
Mengoptimalkan produktivitas dengan menggunakan teknologi yang tepat.
Pemboros Waktu
Procrastination / Penundaan

Hari 2:

Keterampilan Komunikasi

Perilaku komunikasi yang lebih baik
Komunikasi verbal dan nonverbal yang efektif.
Mengenal hambatan komunikasi dan cara mengatasinya
Memahami keterampilan bertanya
Mendengarkan dengan baik dan mengambil catatan yang tepat.
Memahami ketrampilan mengirim dan menerima pesan
Penggunaan komunikasi asertif di tempat kerja
Menghadapai konflik dengan cara asertif

Teknik Administrasi dan Manajemen

Manajemen dokumen dan pengarsipan.
Pengelolaan inventaris dan aset kantor.
Menangani administrasi dan manajemen keuangan.

Membangun Hubungan Profesional

Kolaborasi yang efektif dengan atasan, kolega, dan departemen lain.
Etiket bisnis dan profesionalisme dalam berinteraksi.
Membangun jaringan dan menjaga hubungan yang baik dengan pihak eksternal.

Metode Pelatihan:
Selain memberikan landasan teoritis, pelatihan ini akan memberikan peserta kesempatan untuk berpartisipasi dalam diskusi, studi kasus, permainan peran, dan latihan praktis yang relevan, dan untuk membantu peserta menerapkan keterampilannya dalam situasi dunia nyata.

Fasilitator:
Carlina Patuwo
Penulis buku pengembangan diri, “The Power of Self-Awareness” dan “Be Yourself, For Yourself”, ini dikenal sebagai Konsultan di bidang Sumber Daya Manusia, Coach/Mentor/Fasilitator/Mitra Belajar untuk program management soft-skills, pengembangan diri dan sumber daya manusia, antara lain komunikasi, services, teamwork, leadership, public relations, tele-marketing, sekretarial, dan administrasi. Beliau telah 36 tahun bekerja sebagai Executive Secretary, Personal Assistant, Corporate Secretary, Administration Manager, Human Resources dan Training Manager di berbagai perusahaan multi-nasional, kedutaan asing, dan perbankan. Lina adalah founder dan Managing Partners dari berbagai bidang usaha yang bergerak di bidang HR Consultancy, Recruiter & Executive Search, Learning & Development, dan Corporate Marketing & Communications Consultant sejak tahun 2005.