STANDARD OPERATING PROCEDURES LIFECYCLE

STANDARD OPERATING PROCEDURES LIFECYCLE

Jadwal & Tempat :
25-26 Juli 2013
29-30 Agustus 2013
Hotel : Menara Peninsula, Jakarta
Rp.3.900.000/peserta
Biaya Sudah Termasuk: Sertifikat,Training Modules, Workshop kit, Lunch, Snack, Foto 10R. Souvenir

PENGANTAR
Mengapa seringkali SOP di tempat kerja menjadi counter-productive? Ada tetapi tidak digunakan, ada tetapi pengguna ragu-ragu apakah berisi panduan yang updated, ada tetapi diletakkan di lemari yang terkunci?

”Hasil mini survey Facilitator selama 3 tahun dari 2008-2011, 90% SOP ditempat kerja ditulis oleh personil yang kurang terlatih, sebagian besar SOP disusun tidak menggunakan format semestinya, tidak sesuai dengan profil penggunanya, pada akhirnya SOP di tempat kerja hanya berfungsi sebagai arsip.”

SOP tidak sama dengan Prosedur, apabila Prosedur dibuat oleh pihak independen berdasar asas top-down, SOP dibuat melalui kesepakatan antara penulis, pihak manajemen dan pengguna (3 pihak). Salah satu penyebab SOP tidak berfungsi semestinya adalah karena dibuat dengan tanpa melibatkan pengguna.

Keefektifan sebuah SOP dapat dilihat dari a) sejauhmana ia digunakan dan memberi nilai tambah b) sejauhmana ia digunakan dan dapat menyamakan persepsi antar bagian/departemen c) sejauhmana ia dapat berfungsi sebagai pengendali dan pemantau kinerja proses. Apabila SOP ditempat kerja anda tidak demikian, anda wajib meninjau ulang SOP atau bahkan menulis ulang SOP yang ada.

SOP yang dapat juga disederhanakan sebagai Who does What and How menjadi tidak terarah apabila
1) tidak dikerndalikan
2) tidak dibuat dengan cara yang tepat sesuai kompleksitas bisnis
3) tidak dinamis.

Standard Operating Procedure adalah salah satu metode kerja yang dibuat untuk memastikan proses bisnis berjalan sesuai dengan rencana dan aturan-aturan dan untuk kepuasan pelanggan; baik eksternal maupun internal.Penyusunan SOP yang mudah dibaca dan dipahami terbukti meningkatkan produktifitas kerja dan dapat meningkatkan hubungan kerja yang harmonis antar departemen.

Pelatihan SOP Lifecycle membuat perusahaan/organisasi menjalankan proses bisnisnya lebih efektif dan efisien. Setelah mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan dapat mengendalikan, merevisi dan memantau dalam sebuah siklus-SOP Lifecycle.

TRAINING SYLLABUS:

1. Filosofi dan difinisi proses bisnis, prosedur dan instruksi kerja SOP dan hubungannya dengan fundamental business systems ISO 9000
   Sesi ini membekali peserta dengan persespi umum mengenai SOP mulai dari pemahaman peristilahan (misalnya: manajemen, system, proses, dokumen, record, prosedir, instruksi kerja dll) hingga pendekatan penulisan SOP berdasarkan standar internasional ISO 9000.
   Fasilitator mengulas persamaan SOP dengan Prosedur, Juklak, Juknis dan Protap, juga menggambarkan secara umum bagaimana SOP selama ini dibuat.
2. SOP Lifecycle
   Peserta ditunjukkan dengan berbagai SOP yang tidak dinamis, SOP yang dibuat berdasarkan Write what you do! Dan peserta diajak merubah salah satu SOP tersebut menjadi SOP yang dinamis dan mengikuti siklus SOP Lifecycle.
3. Business process mapping (BPM), analisa keefektifan proses bisnis
   Pada sesi ini peserta memahami beragam jenis proses bisnis, mulai dari tingkat tertinggi hingga terendah, peserta berlatih memetakkan proses bisnis sebuah organisasi kelas menengah dagang mebel dan berlatih membedakan proses utama (core process) dan proses pendukung (support process), latihan selanjutnya adalah menetapkan proses kerja yang memerlukan SOP, KPI, dan SLA. Peserta mempelajari jenis process modelling. Peserta diajak membuat BPM As Is dan Should-Be.
4. SOP Tehnis v.s SOP Administratif
   Secara umum terdapat dua jenis SOP yaitu Tehnis dan Administratif, SOP Tehnis merupakan SOP operasional yang mendukung proses inti, dan SOP Adminstratif bersifat pendukung. Peserta, pada sesi ini berlatih merancang dan menyelesaikan kedua jenis SOP tersebut.
5. Format SOP :  Simple steps, hierarchy, flowchart, graphical dan video
   Pada sesi ini peserta mempelajari dan membuat sedikitnya 2 format SOP, simple steps, hierarchical, flow-chart, graphical dan video. Fasilitator memperagakan bagiamana membuat graphical SOP untuk jenis SOP administratif (SOP Penanganan keluhan pelanggan, SOP Pembelian)
   Pada sesi ini Fasilitator mendemonstrasikan bagaimana membuat SOP Flowchart muti-user dengan berbagai model sesuai process parameters. Beberapa pictorials dan video SOP juga akan ditunjukkan.
6. Teknik penulisan efektif dan format dan elemen SOP
   Peserta, pada sesi ini, berlatih menulis menggunakan bahasa Indonesia secara efektif dan concised, Fasilitator memberikan contoh beberapa SOP yang ditulis secara tidak efektif, SOP yang ditulis menggunakan bahasa Indonesia yang berputar-putar. Pada sesi ini juga, peserta memahami elelemen-elemen SOP dan atribut pengendali (nama, nomor, tanggal efektif, tanggal kadaluarsa dll)
7. Menentukan dan memilih  tingkat perincian SOP (Who Does What) Beyond Write What You Do
   SOP mempunyai format yang bermacam dan berbeda-beda dan untuk pengguna yang berbeda juga—setidaknya Pengguna pemula dan Pengguna ahli, seringkali Pengguna pemula memerlukan SOP yang rinci dan dalam sedangkan Pengguna ahli hanya memerlukan langkah besarnya saja. Pada sesi ini peserta berlatih membuat SOP dengan dua macam kedalaman.
8. Merancang SOP yang up-to-date dan masih diperbaharui
   Sesi ini berhubungan dengan SOP lifecycle, peserta membuat rencana tindak-lanjut di tempat kerja dengan merancang SOP yang dinamis.
9. Merancang SOP untuk Marketing, Perencanaan dan Produksi, Logistik, Pembelian dan Keuangan dll

Pembicara
Profile Pembicara akan kami sertakan dalam UNDANGAN TRAINING