Teknik Pembenahan Dokumen / Arsip Inaktif dan Retensi Dokumen

Teknik Pembenahan Dokumen / Arsip Inaktif dan Retensi Dokumen

Tanggal
24-25 September 2013

Jam Pelaksanaan
09 – 16.00 WIB

Tempat
Hotel Menara Peninsula – Slipi, Jakarta Barat

Pembicara / Fasilitator
M APRI PARAYOGI
Berlatar belakang pendidikan Ilmu Kearsipan Univ. Indonesia. Beliau adalah pakar dalam bidang kearsipan, beberapa jabatan pernah dilaluinya seperti: Analist Sistem Kearsipan, Ahli Pertama Kearsipan, Senior Spesialis Protokoler, Superintendent Perkantoran Jkt &Pengendalian Dokumen Eksekutif.

Beliau pernah mengecap bekerja di , di Sekretariat Jenderal DPR-MPR RI dalam bidang Penanganan Arsip Sekjen DPR-MPR RI, juga bekerja di PT. Krakatau Steel, dan saat ini banyak memberikan pelatihan dibeberapa perusahaan besar dalam bidang Manajemen Kearsipan, mengenai: Retention Dokumen; Office Manajemen; E Filing System; Teknik Pembenahan Dokumen pada :

1. Pusdiklat PT Krakatau Steel Cilegon
2. Badan Usaha Milik Negara Industri Strategis (BUMNIS)
3. Total Mega Inovative Progress
4. Jagad Prima Mandiri
5. Ayodia Cipta Karya Pratama
6. Lembaga Pendidikan Krakatau, dan lain-lain

Selain sebagai trainer, beliau juga sering menjadi Konsultan dalam Bidang :

1. Pembuatan Manual Sistem Kearsipan;
2. Pembuatan Klasifikasi Dokumen Perusahan;
3. Pembuatan Retensi Dokumen (Umur Dokumen);
4. Perancangan E filing system / Electronik Dokumen yang terintegrasi;

Beliau juga pernah menjadi TIM Pembuatan Manual Kearsipan : Klasifikasi Dokumen dan Jadwal Retensi
Arsip/Dokumen, Pada Badan Usaha Milik Negara Industri Strategis dibawah BPIS dan juga .

Beliau adalah Corporate Trainer bagi: Bursa Efek Jakarta, Microsoft Indonesia, BP (British Petroleum) Indonesia, Chevron Pacific Indonesia, Chevron Indonesia Company, ENI, TGI, ConocoPhillips, PetroChina, Medco, Elnusa Group of Companies, Surveyor Indonesia, Pusdiklat MIGAS – Cepu, PricewaterhouseCoppers (PWC), Deloitte Touche Tohmatsu, Energi Mega Persada (EMP), BII, CNOOC, DBS Bank, , Medco, Ditjen Migas, Premier Oil, MI Indonesia, Arutmin Indonesia, Apexindo, Mitsubishi Chemicals, Sigma Cipta Utama (Elnusa Grup), Bakrie and Brothers (Holding Company), PT. Bakrie Building Industries, PT. Kabelvision Indonesia, Envico Indonesia, FTH Law Firm, Loka Mampang Realty, Tunnel Mining Indonesia, Fugro Indonesia, Indominco Mandiri, Bank Tabungan Negara, BRI, Pacific Oil, Bank Mandiri (Persero) Tbk, PT. Kojo, Schneider Indonesia, Universal Resources, Aventis Pharma, PT. Nestle Indonesia, Battery Indonesia (Astra), PT. Travira Air, PT. Exspan Petrogas Intranusa, PT. Syngenta Indonesia, PT. FIF, PT.AIG LIFE, Sucofindo, BHP Billiton, Bhumi Phala Perkasa, Bina Sarana Informatika, and P&P MinePro, dan lain-lain..

Investasi
Rp. 3.500.000,- / Peserta (tidak termasuk penginapan)
Including : Sertifikat,Training Modules, Workshop kit, Lunch, Snack, Foto 10 R, souvenir

OVERVIEW:
Seiring dengan perkembangan jaman, dalam hal kearsipan dan manajemen dokumen perlu perlu adanya system yang lebih canggih,cepat, aman, mudah dan teratur, hal ini ditujukan untuk menciptakan sistem kearsipan yang dapat mengurangi resiko rusak, hilang dan menciptakan ketepatan dan kecepatan, semuanya itu bertujuan untuk membenahi system kerasipan yang telah ada.

Tujuan pembenahan system kearsipan untuk memudahkan pendataan, pencarian, pelaporan, peminjaman dokumen dari lemari/gudang arsip akan diatur secara sistematis dan mudah untuk menghindari resiko dokumen hilang, tertukar, atau terselip (unlocated).

Untuk itu, setiap perusahaan/organisasi saat ini dituntut untuk mempunyai SOP yang jelas mengenai Filing Document ini, karena dengan adanya SOP yang jelas maka akan lebih meng-efektifkan dan meng-efisiensikan waktu dan pekerjaan, dimana hal tersebut berhubungan dengan kualitas mutu, dan berimplikasi pada kepuasan pelanggan/klien.

Penggunaan sistem kearsipan yang baik sangat membantu pihak pengelola arsip untuk dapat mengelola dokumen dengan baik secara efektif dan efisien, baik dalam hal penyimpanan, pengolahan, pendistribusian, dan perawatan dokumen.

Melalui Workshop ini akan diajarkan bagaimana melakukan Pembenahan Filing dengan SOP yang baik dan benar.

WORKSHOP OUTLINE

1. LANDASAN HUKUM
   • Memberikan pemahaman ladasan hukum kearsipan dalam pelaksanaan pembenahan dan pemusnahan dokumen/arsip.
2. SASARAN PEMBENAHAN
3. KLASIFIKASI & PENGERTIAN
4. TAHAP HIDUP DOKUMEN/ARSIP
   • Fungsi dan nilai guna dokumen/ Arsip
   • Memberikan pemahaman tentang pengertian dokumen/arsip;
   • Memahami fungsi dokumen/arsip sebagai sarana pengambil keputusan manajemen.
   • Pemahaman dalam menentukan sistem penataan dokumen/arsip yang dipergunakan.
5. MANAJEMEN PEMBENAHAN DOKUMEN/ARSIP INAKTIF
   • Memahami persiapan-persiapan apa yang diperlukan dan prinsip-prinsip pembenahan dokumen/arsip inaktif dan dapat melaksanakan pembenahan dokumen/arsip
6. PEMBENAHAN DOKUMEN/ARSIP TERATUR.
   • Pembenahan Dokumen/Arsip Tidak Teratur (Kacau)
   • Tahapan-tahapan pembanahan dokumen/arsip baik yang teratur maupun tidak teratur
   • Tahap survey dokumen/arsip
   • Pemilahan dokumen/arsip dan non dokumen/arsip;
   • Pengelompokkan dokumen/arsip yang didasarkan atas asal-usul dokumen, kurun waktu dan masalah dokumen.
   • Membuat deskripsi dokumen/arsip.
   • Membungkus dokumen/arsip dan pelebelan pada pembungkus dan bok dokumen/arsip;
   • Membuat Daftar pertelaan dokumen/arsip.
7. PENYUSUTAN DOKUMEN/ARSIP
   • Dasar-dasar dari penyusutan Dokumen/Arsip serta prosedur yang diperlukan:
   • Penilaian dokumen/arsip
   • Tata cara penyusutan
   • Penyerahan dokumen/arsip inaktif dari unit kerja ke unit kearsipan (record centre atau pusat dokumen)
   • Pemusnahan dokumen yang retensinya dibawah 10 Tahun di Unit Kerja dan Unit Kerarsipan (records centre atau Pusat Dokumen/Arsip)
   • Pemusnahan dokumen/arsip yang retensinya diatas 10 tahun di Unit Kearsipan (records centre atau pusat dokumen/arsip)
   • Tata Cara Pembuatan Berita Acara pemusnahan dokumen/arsip dan penyimpanan dokumen/arsip.
8. JADWAL RETENSI DOKUMEN/ARSIP
9. PROSEDUR PENYUSUTAN
10. PRAKTEK PELAKSANAAN PEMBANAHAN