Implementation Of Electronic Filing With Integrated Document Management System and E-mail Handling

Tanggal
24-25 September 2012

Pukul
09.00 – 16.30 WIB

Tempat
Estubizi Business Center
Setiabudi Building 2 Lantai 1
Jl.HR.Rasuna Said ,Kuningan,
Jakarta Selatan

BACKGROUND
Organisasi pada era globalisasi dengan perkembangan teknologi informasi dewasa ini sangat membutuhkan karyawan yang memahami implementasi dari konsep integrasi electronic imaging system dengan record management system dan implementasi dari electronic document management system.

Records Management System (Sistem Manajemen Kearsipan) harus diimplementasikan dengan konsep yang benar agar dapat menjadi pondasi yang kuat dalam pengembangan filing system yang modern.
Penerapan electronic imaging sytem digunakan agar organisasi dapat melakukan proses efisiensi sumber daya yang jauh lebih besar ketimbang menggunakan pengelolaan arsip dengan sistem filing yang tradisional (traditional paper filing system) dan hasilnyapun jauh lebih efektif karena file hasil scan dapat ditelusuri dan ditemukan kembali dalam suatu database pada saat diperlukan dan dalam waktu yang sangat singkat. Sehingga akan sangat memudahkan dan mempercepat pengelolaan kearsipan.

Electronics document management system diimplementasikan untuk mengelola file-file dokumen elektronik yang dihasilkan dari suatu aplikasi word processor, spread sheet, presentation dan project agar memudahkan dalam pembuatan identifikasi revisi dokumen elektronik dengan otorisasi updating revisi dokumennya sehingga dokumen elektronik tersebut dapat ditemukan dengan cepat pada saat dibutuhkan. Tentunya hal tersebut mendukung kebijakan pengendalian dokumen berdasarkan standar ISO 9001 dan mendukung kebijakan pemerintah RI dengan sejumlah regulasi dokumen yang sudah ditetapkan.

Apabila semua hal tersebut di atas sudah diimplementasikan dengan baik dan benar, maka akan sangat membantu memaksimalkan proses pelayanan, baik kepada internal customer ataupun kepada external customer, sehingga diharapkan dapat membangun image yang baik dan meningkatkan daya saing bagi organisasi tersebut.

OBJECTIVES
Setelah mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan mampu untuk :

Memahami konsep dokumen dalam definisi file, records dan archive serta tinjauan umum aspek-aspek pengelolaannya, mulai dari proses penciptaan, penyimpanan, pengambilan dan penyusutan umur dokumen sampai dengan proses pemusnahan dokumen.
Memahami implementasi dari 5 macam sistem penyimpanan arsip (filing system) berikut dengan 2 metode penyimpanan dan pengambilannya untuk kategori dokumen kronologis.
Memahami implementasi dari konsep records management system, electronics imaging system dan electronics document management system.
Memahami implementasi dari konsep integrasi antara electronics imaging system dengan records management system.
Memahami implementasi dari konsep electronic document management system.
Memahami implementasi prosedure & prinsip-prinsip filing system.
Memahami implementasi pengendalian dokumen berdasarkan standar ISO 9001.
Memahami implementasi electronic filing system dengan perangkat pendukungnya.
Memahami implementasi dari penggunaan software aplikasi EFIDMS (Electronic Filing with Integrated Document Management System) baik untuk modul Electronic Document Management System, modul Electronic Imaging System dan modul Record Management System, lengkap dengan penggunaan scanner, printer dan kamera digital.
Memahami faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi filing system dalam organisasi.

PESERTA
Staff atau Leader yang bertanggung jawab dalam proses filing document

MATERI PELATIHAN:

Definisi Arsip/Dokumen Untuk Lembaga-Lembaga Negara/Badan-Badan Pemerintahan Serta Untuk Badan-Badan Swasta/Perorangan Berdasarkan Undang-Undang Kearsipan RI.
Penjelasan Istilah-Istilah Kearsipan
Klasifikasi Jenis-Jenis Arsip/Dokumen Perusahaan
Nilai Guna, Fungsi Dan Manfaat Arsip/Dokumen Bagi Lembaga Negara/Badan Pemerintahan Dan Perusahaan/Perorangan.
Pembuatan Kode Klasifikasi Dan Kode Indeks Dalam Pengelolaan Arsip/Dokumen.
Faktor-Faktor Yang Umum Menjadi Kendala Yang Dihadapi Dalam Pengelolaan Arsip/Dokumen Perusahaan
Regulasi terbaru Mengenai Pengolahan Dan Penyimpanan Dokumen Perusahaan.
Prosedure Filing System.
Langkah-Langkah Proses Filing
Pembuatan Dan Penggunaan Filing Alfabetis
Pembuatan Dan Penggunaan Filing Surat Numerik
Pembuatan Dan Penggunaan Filing Surat Geografis Dan Filing Surat Subyektif
Pemaparan Metode Pengawasan Dan Pemindahan Arsip
Pemilihan Peralatan & Perlengkapan Filing
Pembentukan & Pemeliharaan Sistim FIling
Proses Penyusutan Umur Dokumen ( Document, Records Dan Archive).
Langkah-Langkah Sebelum Proses Pemusnahan Dokumen Dilakukan.
Proses Pemilihan Cara-Cara Pemusnahan Dokumen.
Pemaparan Undang-Undang Kearsipan Ri Mulai Dari Awal Hingga Yang Undang-Undang Yang Terakhir (dari UU No. 7 tahun 1971 sampai dengan UU Kearsipan 43 2009).
Bagaimana mengetahui tingkat akurasi rasio kecermatan pengambilan dokumen
Menghitung rumus ratio efektivitas manajemen dalam mengelola arsip secara menyeluruh.
Mengetahui jenis-jenis media penyimpanan untuk electronic filiing system.
Memahami implementasi dari document control based on ISO 9001.
Memahami faktor-faktor kunci sukses yang mendukung implementasi filing system.
Aplikasi untuk Records Management System dalam EFIDMS software.
Aplikasi untuk Electronic Document Management System dalam EFIDMS software.
Aplikasi untuk Electronic Imaging System dalam EFIDMS software.
Langkah-langkah Operasional dari Electronics Imaging System automation link ke dalam Records Management System.
Langkah-langkah operasional untuk mengatur Level Security User Access Application.
Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Control process.
Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Distribution process.
Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Update process.
Melakukan Proses Document Searching secara cepat (soft and hard) berdasarkan 5 metode.
Process Document Capture baik melalui scanner ataupun melalui digital cameras, kemudian di-convert menjadi document microsoft office (XP, 2003, 2007, 2010).
Pemilihan dan pengambilan dokumen secara cepat dan tepat untuk dikirimkan via e-mail langsung dari aplikasi EFIDMS software.
Cases study / diskusi / tanya jawab.