BEST PRACTICES IMPLEMENTATION OF SOFT OR HARD DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM WITH USING EXCEL 2007 & VBA FOR SECRETARY OR ADMIN

BEST PRACTICES IMPLEMENTATION OF SOFT OR HARD DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM WITH USING EXCEL 2007 & VBA FOR SECRETARY OR ADMIN

Tanggal
25-26 Maret 2014

Pukul
09.00 – 16.30 WIB

Tempat
Estubizi Business Center, Setiabudi Building 2 Lantai 1
Jl.HR.Rasuna Said ,Kuningan
Jakarta Selatan

BACKGROUND               
Tingginya tingkat persaingan organisasi bisnis dewasa ini semakin menuntut adanya proses perbaikan pengelolaan dokumen yang harus dilakukan oleh bagian administrasi dokumen (admin) pada setiap departemen dalam organisasi ataupun sekretaris pada setiap level dari organisasi dengan konsep yang logis dan sistematis berdasarkan kebutuhan dan kepentingan organisasi agar pemanfaatan dokumen tersebut baik itu berupa paper document ataupun soft document (dokumen hasil scanning, *.jpg, *.pdf atau dokumen yang dihasilkan oleh program elektronik, seperti file dengan akhiran *.xls, *.xlsx, *.doc, *.docx, *.ppt, *.pptx) dapat dimaksimalkan sehingga dapat meningkatkan services, baik kepada internal customer ataupun external customer.

Proses perbaikan pengelolaan dokumen yang harus segera dilakukan oleh bagian secretary ataupun admin dokumen adalah membuat dan mengembangkan sistem penataan file (File Cataloguing System) baik untuk file dokumen incoming letter ataupun outgoing letter pada media penyimpanan komputer  untuk mendukung penyimpanan dan pembuatan sistem temu balik digital document ataupun paper document pada lemari filing ataupun gudang arsip (document tracking system).

Minimnya penggunaan aplikasi komputer terutama aplikasi Excel 2007 yang umumnya selama ini digunakan oleh para secretary atau admin perusahaan menyebabkan sulit untuk mewujudkan dan mengimplementasikan hal tersebut di atas.

Padahal dengan hanya menggunakan aplikasi Excel 2007 yang sudah ada ditambah sedikit saja  penggunaan teknologi VBA-nya (Visual Basic Application), para secretary atau admin tersebut dapat membuat dan mengembangkan sendiri aplikasi File Cataloguing System ) baik untuk soft atau hard document dengan document tracking system-nya untuk file dokumen incoming letter dan outgoing letter.

OBJECTIVES
Setelah mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan mampu untuk  :

1. Memahami tujuan dan manfaat dari pengelolaan dokumen.
2. Memahami konsep dokumen dalam definisi  file, records dan archive.
3. Memahami konsep dua model dalam pengelolaan arsip ; Life Cycle Model and Records Continuous Model.
4. Memahami standar implementasi digitalisasi dokumen berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.
5. Memahami standar implementasi waktu penyimpanan dokumen perusahaan (jadwal retensi dokumen) dan pemusnahan dokumen perusahaan berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009.
6. Memahami konsep records management system dan electronics document filing system.
7. Memahami konsep mail handling baik untuk incoming letter ataupun outgoing letter.
8. Memahami tahapan-tahapan filing system.
9. Memahami 3 metode filing system.
10. Memahami prosedur pemberkasan arsip
11. Memahami konsep dari 5 macam sistem pengindeksan dokumen.
12. Memahami standar waktu maksimum temu balik (retrievel) dokumen.
13. Memahami standar pengendalian dokumen berdasarkan ISO 9001.
14. Memahami konsep digitalisasi dokumen dengan metode scanning OCR, ICR dan OMR.
15. Mengetahui kapan membuat digitalisasi dokumen dengan *.pdf atau *.jpg.
16. Mampu membedakan dan membuat proses digitalisasi dokumen untuk  *.pdf statis dan *.pdf edit dengan mesin scanner untuk file dokumen incoming letter dan outgoing letter.
17. Mampu membuat jadwal retensi dokumen  untuk untuk file incoming letter dan outgoing letter dengan Excel 2007.
18. Mampu membuat File Cataloguing System untuk file incoming letter dan outgoing letter dengan Excel 2007 dan Visual Basic Application (VBA).
19. Mampu membuat Document Tracking System untuk file incoming letter dan outgoing letter dengan Excel 2007.
20. Membuat Document Category Report untuk file incoming letter dan outgoing letter dengan Excel 2007.
21. Membuat Otomatisasi Nomor Surat Keluar dengan Excel 2007.
22. Mampu membuat form – form sheet aplikasi yang sudah dibuat menjadi aman dari perubahan entry data yang tidak diperkenankan (entry yang diproteksi dan yang tidak diproteksi), rumus yang tidak bisa dihapus, bahkan tidak bisa dilihat oleh user.
23. Memahami aspek-aspek yang harus diperhatikan dalam implementasi sistem arsip elektronik.

 SYLLABUS

1. Tujuan pengelolaan dokumen.
2. Manfaat pengelolaan dokumen.
3. Definisi  file, records dan archive.
4. Life Cycle Model Concept.
5. Records Continuous Model Concept.
6. Digitalisasi dokumen berdasarkan UU RI No. 11 Th 2008 tentang ITE.
7. Standar Penerapan Pengelolaan Dokumen Perusahaan berdasarkan UU RI No. 43 th 2009.
8. Records management system fundamentals
9. Electronics document filing system fundamentals.
10. Mail handling concept.
11. Step by step of filing system.
12. Filing system distribution methods.
13. Prosedur pemberkasan arsip
14. 5 macam sistem pengindeksan dokumen.
15. Standar waktu maksimum temu balik (retrievel) dokumen.
16. Standar pengendalian dokumen berdasarkan ISO 9001.
17. Konsep digitalisasi dokumen dengan metode scanning OCR, ICR dan OMR.
18. Digitalisasi dokumen dengan *.pdf atau *.jpg.
19. Digitalisasi dokumen untuk  *.pdf statis dan *.pdf edit dengan mesin scanner.
20. Membuat Jadwal retensi dokumen dengan Excel 2007.
21. Membuat File Cataloguing System dengan Excel 2007 dan Visual Basic Application (VBA).
22. Membuat Document Tracking System dengan Excel 2007.
23. Membuat Document Category Report Summary dengan Excel 2007.
24. Membuat Otomatisasi Nomor Surat Keluar dengan Excel 2007.
25. Menambahkan metode Allow Users to Edit Ranges, Hidden protection and Protect Sheet pada  Form – form sheet aplikasi yang sudah dibuat dengan Excel 2007.
26. Aspek-aspek yang harus diperhatikan dalam implementasi sistem arsip elektronik.

AUDIENCE TARGET
Staff Admin dokumen departemen atau secretary yang bertanggung jawab langsung dalam proses filing document

TRAINING METHOD : 
Terangkan – Tunjukkan – Lakukan
Dengan metode ini Anda akan mengenal subyek pelatihan secara lebih baik, karena langsung ditunjukkan oleh trainernya, dan diajak langsung untuk mempraktekannya.

Instructor :
ERAWAN SUPRIATNA, S. Kom
Senior Praktisi di bidang IT selama 15 tahun

INVESTASI :
Rp. 3.500.000,- / peserta.
Peserta Non-Residential. Sudah termasuk Meeting Package, Training Kits, Modul Pelatihan dan Sertifikat.