Best Practices Of Implemantation Document Filing System With OS Windows & Excel 2007

Best Practices Of Implemantation Document Filing System With OS Windows & Excel 2007

Tanggal
29 – 30 November 2012

Jam Pelaksanaan
08.30 – 16.30 WIB

Tempat
Harris FX Sudirman / Harris Hotel Tebet – Jakarta

Pembicara / Fasilitator
ERAWAN SUPRIATNA, S. Kom
Praktisi & trainer yang mempunyai pengalaman lebih dari 15 tahun menjadi instructor / trainer di beberapa lembaga pelatihan swasta, instansi pemerintah / swasta di Jakarta, mulai tahun 1992 – 2003, antara lain di PT. Asiana IMI Industries, Tbk., PT. COMBIPHAR, di PT. LG Philips Display Devices Indonesia, PT. LG Electronics Indonesia, PT. LG Innotek Indonesia dan PT. Harita Prima Abadi Mineral (Mining Company).

Pernah menjabat sebagai Manager Training & Development di perusahaan swasta dan perusahaan jasa konsultan. Jabatan terakhir adalah sebagai Direktur Training & Development di perusahaan swasta IT training and consulting. Sekarang beliau menjadi Trainer dan consultant di beberapa perusahaan provider training and consulting.

Selain tema pelatihan tersebut di atas, beliau juga memberikan pelatihan IT sebagai berikut : IT Infastructure Library (ITIL v3.1), Amazing Presentation for Powerful Presentation with PowerPoint 2010, Best Practices Implementation of Word 2007 for Business, Excellent Automation Process with Visual Basic Application Excel2007, Implementation of Electronics Filing & Document Management System, Implementation of Financial Accounting Information System, Implementation of Payroll Administration Information System, Mastering Excel 2007 Beyond For Data Processing Automation, Powerful Data Analysis and Dashboard Summary Report with Excel2007, RDBMS Application Development with Access 2007, Control Object for IT (COBIT v.4.1), Managing of Information Technology Investment.

Selain itu juga beliau adalah praktisi pelatihan dengan metode quantum teaching, quantum learning, mind mapping dan NLP di bagian pengembangan sumber daya manusia (HRD Training & Development) selama lebih dari 7 tahun. Dengan perpaduan metode pelatihan seperti itulah, pelatihan seberat apapun selalu dibawakan secara ringan, jelas dan tuntas. Sehingga proses pelatihan berlangsung dengan menyenangkan dan mencapai tujuan yang diinginkan oleh peserta pelatihan.

Harga
Rp 3.250.000,- [Full Fare]
Rp 3.000.000,- [Early Bird] terbayar 4 hari sebelum terlaksananya seminar
Rp 2.950.000,- [Group Price] minimal 3 peserta dari perusahaan yang sama

BACKGROUND
Arsip merupakan rekaman informasi dari kegiatan dalam suatu organisasi. Sebagai rekaman informasi arsip dapat digunakan untuk perencanaan, pelaksanaan serta pengawasan kegiatan di suatu organsisi. Dengan memanfaatkan arsip seoptimal mungkin dapat dicapai tujuan manajemen modern yaitu perencanaan yang matang, pelaksanaan yang tepat serta pengawasan yang ketat.

Mengingat pentingnya arsip dalam suatu organisasi maka arsip harus dikekola baik dan benar sesuai dengan prinsip serta tujuab dari manajemen kearsipan, yaitu dapat menyediakan arsip dengan cepat, tepat, lengkap dan efisien.

Untuk mencapai tujuan manajemen kearsipan salah satunya hal penting di dalam mengelolah arsip yaitu keberhasilan dalam penataan arsip. Penataan arsip atau pemberkasan arsip (filing system) pada dasarnya merupakan suatu teknik atau cara pengaturan dan penyimpanan arsip secara logis dan sistematis. Salah satu sistem yang dapat diterapkan di dalam penataan arsip yaitu sistem pemberkasan. Yang di dalamnya terdiri dari pemberkasan subjek, pemberkasan alfabetis, pemberkasan geografis dan pemberkasan numerik serta pemberkasan campuran (alfanumerik).

Masing-masing sistem pemberkasan mempunyai fungsi pokok dan sifat yang unik dalam setiap penggunaannya di dalamnya. Apabila metode pemberkasan diatas dapat diterapkan dengan baik dan tepat dengan melihat kebutuhan utama dari organisasi tersebut dan di implementasikan dengan baik dan benar, maka akan sangat membantu memaksimalkan proses penyimpanan arsip dengan teratur dan akan memberikan kemudahan, ketepatan serta kecepatan dalam melakukan sistem penemuan kembali (retrieval system) dalam suatu organisasi.

Minimnya penggunaan aplikasi yang sudah ada di dalam Operating System Windows (XP, Vista & Seven) dan aplikasi Microsoft Excel 2007 untuk penanganan masalah manajemen document, baik untuk penanganan soft document (*.PPTX, *.PPT, *.DOC, *.DOCX, *.XLS, *.XLSX, dan lain-lain) dan hard document, menyebabkan proses penemuan kembali dokumen yang disimpan (soft dan hard document) ketika dibutuhkan memakan waktu cukup lama, bahkan bisa jadi akhirnya tidak bisa diketemukan.

PURPOSE
Setelah mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan mampu untuk :

1. Memahami konsep dokumen dalam definisi file, records dan archive serta tinjauan umum aspek-aspek pengelolaannya, mulai dari proses penciptaan, penyimpanan, pengambilan dan penyusutan umur dokumen sampai dengan proses pemusnahan dokumen.
2. Memahami implementasi dari 5 macam sistem pemberkasan arsip (filing system)
3. Menerapkan dan menentukan sistem pemberkasan arsip yang sesuai dengan kebutuhan organisasi
4. Memahami implementasi prosedur & prinsip-prinsip sistem pemberkasan arsip
5. Menerapkan atau mengaplikasikan sistem pemberkasan dengan benar dan tepat
6. Mengetahui keuntungan dan kerugian penggunaan sistem pemberkasan
7. Memahami jenis-jenis peralatan dan cara penggunaan peralatan pemberkasan arsip
8. Mengkombinasi sistem pemberkasan
9. Memahami faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi filing system dalam organisasi.
10. Mampu melakukan teknik Penyimpanan file soft document dengan pembuatan system level folder yang sistematis.
11. Mampu melakukan teknik proteksi folder file dari akses user yang bukan haknya.
12. Mampu melakukan teknik pencarian dan penemuan kembali soft document dengan cepat di dalam computer.
13. Mampu melakukan teknik Pembuatan Otomatisasi Nomor Surat Keluar Internal dan External menggunakan Ms. Excel 2007.
14. Mampu melakukan teknik Pembuatan Records Management System untuk menemukan nama file hard document dengan lokasi penyimpanannya menggunakan Ms. Excel 2007.

TRAINING METHOD

• 50% Theory
• 50% Practices .
• Dynamic and interactive training presentation

TRAINING SYLLABUS

1. Definisi Arsip/Dokumen Untuk Lembaga-Lembaga Negara/Badan-Badan Pemerintahan Serta Untuk Badan-Badan Swasta/Perorangan Berdasarkan Undang-Undang Kearsipan RI.
2. Penjelasan Istilah-Istilah Kearsipan
3. Klasifikasi Jenis-Jenis Arsip/Dokumen Perusahaan
4. Pembuatan Kode Klasifikasi Dan Kode Indeks Dalam Pengelolaan Arsip/Dokumen.
5. Sistem Pemberkasan (Subjek, Alfabetis, Numerik, Geografis dan Alfanumerik)
6. Proorsedur (Penyimpanan dan Penemuan Kembali)
7. Aturan Mengindeks
8. Pemilihan Peralatan & Perlengkapan Sistem Pemberkas)an
9. Pembentukan & Pemeliharaan Sistim Sistem Pemberkasan
10. Keuntungan dan Kerugian penggunaan Sistem Pemberkasan
11. Teknik dasar Pengurusan Surat dalam organisasi (Surat Masuk dan Surat Keluar)
12. Praktek langsung di unit kerja, diskusi dan tanya jawab.
13. Teknik Penyimpanan file soft document dengan pembuatan system level folder yang sistematis.
14. Teknik Proteksi Folder file dari akses user yang bukan haknya.
15. Teknik pencarian dan penemuan kembali soft document dengan cepat di dalam computer.
16. Teknik Pembuatan Otomatisasi Nomor Surat Keluar Internal dan External menggunakan Ms. Excel 2007.
17. Teknik Pembuatan Records Management System dengan menggunakan Ms. Excel 2007.

Wajib diikuti oleh
Staff atau Leader yang bertanggung jawab dalam proses filing document