How To Be General Affair Professional

Tanggal
24 Januari 2008

Durasi
Satu hari (09.00 – 17.00 WIB)

Tempat Tentative :
– Hotel The Acacia, Jl. Kramat Raya No. 81, Jakarta Pusat
– Hotel Aston Atrium, Jl. Senen Raya No. 135, Jakarta Pusat

Pembicara / Fasilitator
Team WhiteHouse Consulting

Harga
Rp. 1.250.000,-/peserta

Latar Belakang
General Affairs adalah supporting unit yang tanpanya perusahaan tidak bisa berjalan dengan sempurna. Banyak pekerjaan yang termasuk dalam dunia General Affairs, diantaranya adalah Building Maintenance, Car Maintenance, Insurance, Cleaning Service, Security, Canteen, RPTKA, Perizinan, Outsourcing, ATK, Kurir, Dll.

Karena cukup banyak pekerjaan tersebut, maka yang jadi permasalahan adalah bagaimana managemen pengaturan dan pelaksanaannya. Sekilas tampak remeh dan tidak heran apabila fungsi & tugas dari General Affair tidak dihargai oleh departement lainnya bahkan oleh pemilik modal/owner. Namun apabila tidak pandai-pandai dalam mengurusnya maka berbagai pekerjaan dalam General Affairs tidak akan jalan. Perusahaan akan rugi milyaran rupiah serta nama baik perusahaan apabila permasalahannya menyangkut ke khalayak umum.

Karena pentingnya posisi General Affairs dalam implementasi dilapangan, Whitehouse Consulting mengadakan workshop dengan tema “How to be General Affairs Profesional” dimana peserta akan diajak bersama sama melihat lebih dalam lagi fungsi dan peran manajerial dari General Affair serta kewajiban yang harus dilakukan dalam mendukung visi & misi perusahaan.

Tujuan

1. Peserta diajak untuk menjadi profesional dalam bidang General Affair
2. Peserta diharapkan mampu memahami fungsi dan peran manajerial General Affair didalam organisasi sesuai dengan visi & misi perusahaan
3. Peserta sanggup mengantisipasi dan menyelesaikan masalah-masalah darurat yang terjadi yang memerlukan lobbying serta negosiasi yang cerdas
4. Peserta memiliki kemampuan yang mumpuni tentang penyelesaian tugas-tugas General Affair secara profesional
5. Peserta memiliki bekal yang cukup serta “hands on” dalam menghadapi tugas-tugas General Affair
6. Peserta memiliki kemampuan untuk melakukan efisiensi di semua lini antar departemen dengan koordinasi yang terarah
7. Peserta mampu menganalisa kinerja departemen General Affair dan mengoptimalkan area yang masih memerlukan peningkatan
8. Peserta mampu melayani & memuaskan seluruh stakeholder secara profesional & bertanggung jawab

Outline
– Tugas, Peran Serta & Tanggung Jawab General Affair
– Komunikasi Internal & Eksternal
– Implementasi Tugas (Rutin / Incidentil) serta Antisipasi & Penanganan Masalah yang timbul di General Affair

– Aspek & Ruang Lingkup pekerjaan di General Affair :
1. Penanganan & Perawatan Bangunan & Gedung (Operasional & Inspeksi Rutin, Riwayat Bangunan & Alat-alat Utilitas dsb)
2. Pengurusan & Perawatan Kendaraan Perusahaan & Perparkiran
3. Fasilitas Pool Car & Penanganan Driver
4. Penanganan Asuransi dan Antisipasinya
5. Pelaksanaan & Penanganan Kebersihan (Cleaning Service & Office Boy / Office Girl)
6. Pelaksanaan Tugas Rutin (kebersihan, sirkulasi udara bersih, pencahayaan, set up & setting ruang kerja, fungsi customer service & kehumasan)
7. Pelaksanaan Tugas Khusus/Mendadak (perayaan ultah, pensiun & resign atasan & karyawan (jika ada), hari raya, hari besar, gathering para marketing dll)
8. Pelaksanaan & Penanganan Satuan Pengamanan (Satpam – Security)
9. Penanganan Operasi Pengamanan ( Patroli Aparat, Patroli Bersama, Jalur Komunikasi Lingkungan Sekitar)
10. Penanganan Penting (Tamu VVIP, VIP, Instansi Pemerintah, Auditor Perusahaan, Demonstrasi / Unjuk Rasa)
11. Penanganan Operator Telepon & Receptionist serta keluar masuk Tamu
12. Pengelolaan Kantin, Laundry & Mess Perusahaan
13. Penanganan & Pengelolaan Energy (Boiler, Listrik, Waste Water / Limbah, Gas & Air)
14. Kepengurusan Tenaga Kerja Asing
15. Managemen Perizinan serta Operasionalnya
16. Managemen Dokumen & HR ( Kurir, Surat Kedinasan, Perbankan, Petty Cash, Uang Gaji & Penjagaannya)
17. Outsourcing Management / Labour Suply / Tenaga Kerja Kontrak (Bagaimana melakukan, memilih dan membuat kerjasama outsourcing)
18. Pengelolaan & Penanganan Alat Tulis Kantor (ATK & Stationery)
19. Pelaksanaan, Pengelolaan & Penanganan Safety di perusahaan (Penggunaan APD, APAR & Perlengkapan terkait, Latihan Emergency Respond)
20. dll

– KPI untuk General Affair Operation

Siapa yang harus ikut
Praktisi HR, GA, Building/Property Management serta semua orang yang berminat pada bidang GA