Professional Secretary Skills (BATAM – Bonus Trip To Singapore)

WAKTU:  
Rabu-Jum’at, 16-18 Desember 2015
09.00 -16.00 WIB

TEMPAT:  
Hotel The Hills Batam
Jalan Teuku Umar No.2 – Batam

INESTASI:
Investasi: Rp. 7.000.000,- /peserta
Including: Training Modules, Sertifikat, Workshop kit, Lunch, Snack, Foto 10 R, souvenir, kunjungan wisata ke Singapura (pulang pergi).

Tgl. 16-17 Desember, Materi dikelas.
Tgl. 18 Desember, Kunjungan wisata ke Singapura.

LATAR BELAKANG:
Seorang sekretaris ataupun yang bekerja pada bagian secretariat, merupakan pekerjaan yang membutuhkan skill yang baik dan mempunyai mental yang kuat. Ketrampilan dasar sekretarial bagi sekretaris pemula atau staf administrasi yang tidak memiliki secretarial background ini dimaksudkan untuk memberi dasar pengetahuan kepada peserta mengenai lingkup tugas dan tanggung-jawabnya sebagai sekretaris profesional. Pelatihan ini menjadi penting karena peran sekretaris masa depan semakin kompleks seiring dengan tantangan persaingan yang dihadapi perusahaannya.

Di era informasi global sekarang ini ketrampilan berkomunikasi menjadi sangat penting dan wajib dimiliki oleh seorang sekretaris. Secara internal sebagai pemersatu kaitan-kaitan fungsional di tempat kerjanya sekretaris harus handal dalam menerjemahkan kebijakan manajer, sedangkan ke luar sekretaris harus mampu membangun citra baik perusahaan di mata pelanggan maupun mitra usahanya. Pekerjaan seorang sekretaris merupakan pekerjaan multi fungsi yang harus dikerjakan dalam waktu yang mungkin bersamaan. Sekretaris dituntut untuk mampu menyelesaikan tugasnya secara rapi, benar, handal dan profesional. Seiring dengan kemajuan perusahaan di era globalisasi ini, banyak kemampuan dan keahlian sekretaris yang perlu ditingkatkan dan dikembangkan. Training dua hari ini hadir untuk menjawab permasalahan tersebut.

MANFAAT PELATIHAN:

• Membekali peserta dengan berbagai ketrampilan yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris, atau yang berhubungan dengan kesekretariatan.
• Meningkatkan rasa tanggung-jawab seorang sekretaris terhadap tugas-tugas yang dibebankan oleh perusahaan atau pimpinannya
• Meningkatkan motivasi peserta dalam menjalankan tugas-tugas rutinnya
• Meningkatkan kemampuan dan keahlian sekretaris sehingga menjadi sekretaris yang handal dan professional.
• Mampu mengaplikasikan peran sekretaris di era globalisasi ini.
• Mempunyai kemampuan komunikasi.

OUTLINE:

SESI I: PERAN, TUGAS, FUNGSI DAN TANGGUNG JAWAB SEKRETARIS

• Peran, tugas, dan tanggung-Jawab sekretaris
• Fungsi strategis sekretaris profesional.
• Kiat untuk menjadi sekretaris yang handal dan profesional.
• Mental dasar seorang sekretaris profesional: sikap positif, motivasi, integritas.

SESI II: MENANGANI PIMPINAN DAN STAFF PIMPINAN

• Apa yang diharapkan pimpinan
• Menanggani pimpinan/departemen
• Mengenal staf pimpinan
• Keterampilan kepemimpinan oleh sekretaris
• Peran dan ketrampilan yang perlu dikembangkan sekretaris dalam melayani pelanggan internal maupun eksternal.

SESI III: MENANGGANI RAPAT DAN NOTULEN

• Merencanakan meeting/rapat
• Menyusun agenda yang efektif
• Membuat bahan presentasi
• Notulen / minute of meeting
• Teknik merangkum hasil meeting yang efektif

SESI IV: MENGELOLA ARSIP DAN KORESPONDENSI

• Mengelola kearsipan
• Teknik pengelolaan arsip yang benar
• Kunci sukses management arsip dan Data Base
• Mengelola surat masuk dan keluar

SESI V: KOMUNIKASI

• Proses komunikasi dalam satu kantor dan fungsi dan peran executive secretary dalam Public Communications/Public Relations
• Mendengar aktif, asertif dan proaktif
• Tugas dan tanggung jawab sekretaris dalam pengembangan komunikasi
• Bagaimana menjaga image organisasi bagi dunia luar/pencitraan positif

SESI VI: MENGELOLA WAKTU DAN STRES

• Menanggani waktu/pengaturan waktu/jadwal
• Menentukan Prioritas
• Menanggani stress
• Menanggani konflik

SESI VII: PENAMPILAN DAN ETOS KERJA

• Bagaimana mempunyai penampilan yang terbaik
• Cara berbusana
• Cara berjalan
• Etika kerja / Tata krama lingkungan kerja.

SESI VIII: ETIKA MAKAN

• Etika makan / Table Manners

TRAINING INI PENTING BAGI:

• Sekretaris
• Administrator
• Bagian kesekretariatan
• Para pemula bidang sekretaris

METODE PELATIHAN:

1. Pemaparan materi menggunakan modul yang disesuaikan dengan output/ tujuan pelatihan ini.
2. Penyampaian materi diberikan dengan metode pengalaman, sehingga dapat sesuai dengan kondisi lingkungan kerja di perusahaan/organisasi Anda.
3. Pemaparan materi menggunakan media Visual, Auditory, dan Kinestethic peserta.
4. Penyampaian materi untuk menciptakan persepsi baru yang dapat merubah mindset dan pemahaman peserta pelatihan.
5. Praktek/simulasi

FASILITATOR:
Carlina A. Patuwo
11 tahun menduduki posisi sebagai Executive Secretary dan Personal Assistant, dan 12 tahun sebagai Corporate Secretary, Administration Manager, Human Resources dan Training Manager di berbagai perusahaan multinasional dan perusahaan patungan asing. Sejak tahun 2005, Lina mendirikan dan mengembangan perusahaan yang bergerak di bidang HR Consultancy, Executive Search, dan Learning & Development, dan Corporate Marketing & Communications Consultant di tahun 2008, dan dikenal sebagai fasilitator untuk bidang personality development, services, communication, public relations, management development, recruitment, HR and Training, secretarial and office administrative, dan personal branding sejak tahun 1999. Klien yang pernah menggunakan jasa Lina adalah Agung Podomoro Group, Alstom Grid, ASKES, Bank CIMB Niaga, Bank Maybank Syariah, Bank BNI, Chevron Pacific Indonesia, Cipta Busana Jaya, Express Transindo Utama (Express Taxi), Hotel Bidakara, Inter Aneka Lestari Kimia, IPB, Jasa Marga, Kalbe Farma, Kapal Api Global, KPK, Kementerian Agama, Kementerian Perhubungan, LIPI, LPSE Kementerian Keuangan, Kompas Gramedia, Havas Worldwide Indonesia, Hino Motor, Nike Indonesia, Pertamina Learning Centre, Pertamina (Persero), Pfizer Indonesia, Pinacol Indonesia, Plasa Semanggi, Prasadha Pamunah Limbah Industri/Waste Management Indonesia, Modern Internasional, Puri Mall, Riau Investment Corp (Pengembangan Investasi Riau), Rajawali Corpora, Telkom Akses, Travira Air, Samsung Electronics Indonesia, The Jakarta Post, United Tractors, dan banyak lagi.