Electronic Filing & Document Management System

Electronic Filing & Document Management System

Sebuah Sistem Terkini Dalam Mengelola arsip dengan cepat, tepat, lengkap dan efisien

16-17 November 2017*
(2 Days Workshop, 08.30 – 17.00 WIB)

• Apakah konvensional filing yang ada di perusahaan Anda sudah optimal?

• Apakah perusahaan Anda sudah membuat electronic filing yang efisien, dalam mengelola arsip dan dokumen yang ada?

• Apakah filing system yang diterapkan dalam perusahaan Anda sudah optimal, mudah ditemukan yang berkepentingan jika sewaktu-waktu diperlukan?

• Bagaimana mengorganisasikan semua arsip dan dokumen agar efektif, efisien, optimal dan dapat diakses dengan cepat dari mana saja, oleh siapa saja dan kapan saja?

Dokumen & arsip fisik yang telah ada saat ini, hanyalah sebagian kecil dari khazanah pengetahuan yang dimiliki perusahaan. Setelah suatu dokumen dianggap final, kita & para pengguna dokumen perlu mengetahui dokumen apa saja yang dianggap vital, penting & berguna. eFiling memudahkan proses review & edit dari beragam dokumen, serta memberikan Business Intelligence Information yang tidak hanya tepat, tetapi juga mudah dimengerti & ditindak-lanjuti

Beberapa manfaat langsung eFiling:

1. Mengurangi penggunaan formulir kertas & memastikan kelengkapan pengisian checklist & workflow.
2. Mempermudah akses ke khazanah (central file) untuk menampilkan mockup, draft, process flowcharts, sketch, memo voice & video, arsip, rekaman, pengetahuan tertulis, Quality Manual, Standard Operating Procedures, Work Instruction.
3. Mempermudah kerjasama (kolaborasi) antar pengguna yang tersebar di berbagai lokasi (pekerja kantor, lapangan, site dlsb) untuk mengubah & memperbaharui kurikulum, modul, bahan bacaan, kuis & ujian secara on-line.
4. Mempermudah pengorganisasian pekerjaan individu maupun kelompok (memantau jadwal, target & hasil, baik di dalam kantor maupun di luar kantor; mengikuti rapat online; menyelesaikan to-do, mengorganisir notes & koleksi multimedia, memberikan tugas maupun menetapkan reminders, di mana saja, kapan saja)

Apa yang Anda Peroleh Setelah Mengikuti Pelatihan Ini?

1. Terampil menyusun serta mensosialisasikan kebijakan kearsipan elektronik (eFiling).
2. Terampil menyusun prosedur pembuatan, review, edit, publikasi dokumen elektronik.
3. Terampil menyusun kebijakan penyimpanan, pengkodean, indeks & lokasi arsip elektronik serta menjelaskan dengan gambling kepada karyawan, terutama kepada para profesional (insinyur, dll), sehingga mereka dapat menerima penjelasan (sosialisasi) secara bijaksana.
4. Terampil menjabarkan hasil audit eFiling & menyusun langkah tindak lanjutnya.
5. Paham tujuan, lingkup, tanggung jawab, aktifitas, proses & kompetensi yang harus dimiliki pengelola arsip profesional, baik arsip fisik maupun elektronik.
6. Paham suka duka mengelola dokumen & arsip.

Siapa yang Harus Ikut Pelatihan Ini?
IT, Sekretaris,  Pimpinan Proyek, Office Manager, Office Administration.

Apa yang dipelajari dalam Pelatihan Ini?

Detail Sesi:
Modul 01 – Paradigma & Filosofi Electronic Filing & Document Management System

• Memahami perkembangan sistem arsip konvensional & elektronik.
• Membahas perbedaan antara karakteristik bisnis & implikasi terhadap sistem arsip elektronik: pemilihan database, keamanan (security level), GIS (Geo-tagging) & Fraud Prevention.
• Membahas permasalahan teknis dalam eFDM: metode, tata waktu, tata administrasi.
• Membahas aspek hukum & legal eFiling.
• VIDEO: Microsoft Future Technology, Database Choices, Distributed Architecture & Security.
• SHARING & DISKUSI KELOMPOK.

Modul 02 – Sharing & Studi Kasus Mengenai Beragam Contoh Implementasi eFDM Di Sejumlah Sektor/Industri

• Membahas tren kebutuhan baru: akses via handheld & tablet.
• Membahas beragam contoh implementasi eFDM di sejumlah sektor/industri antara lain:

1. Kebutuhan akses dari sejumlah lokasi secara sekaligus.
2. Kebutuhan memudahkan pembiasaan melalui aplikasi office/word.
3. Kebutuhan menyimpan data gambar teknis.
4. Kebutuhan kemudahan mengakses dokumen elektronik yang sudah terlebih dahulu ada.
5. Kebutuhan mengakses & mengarsip email.

• VIDEO: Web, Word & AutoCAD Intergration, Import Existing Files, eMail Indexing.
• STUDI KASUS: membahas contoh di perbankan, keuangan, asuransi, manufaktur & kedokteran.

Modul 03 – Langkah Implementasi 1: Pembenahan Arsip Fisik

• Memahami kategori & klasifikasi dokumen.
• Memahami indeks & kode arsip.
• Memahami hak akses (public & non-public), map of location & PiC.
• Membahas peluang implementasi Barcoding, RFID & GIS dalam sistem arsip fisik.
• Membahas penyusutan dokumen secara bertahap.
• TIPS & TRICKS: membahas pemakaian filing cabinet dengan baik & benar.
• TIPS & TRICKS: membahas indeks, klasifikasi, kode & PiC, lokasi & akses.
• TIPS & TRICKS: membahas contoh produk penyimpanan (compacto & pronto).
• TIPS & TRICKS: membahas contoh produk penyusutan arsip (ideal)

Modul 04 – Langkah Implementasi 2: Migrasi Ke Efiling

• Memahami alat bantu Self-Audit & 5S/5R Patrol: Daftar Induk Dokumen, Daftar Tipe Dokumen, Daftar PiC, Daftar Lokasi Penyimpanan.
• Membahas implementasi elektronik dari indeks, klasifikasi, kode & PiC, lokasi & akses.
• VIDEO: Attribute linking, Reference File Management, Sending Links Not Documents, Version Control.
• SIMULASI: membahas kasus implementasi eFDM secara step-by-step.
• SIMULASI: menerapkan prinsip sistem arsip elektronik dengan Excel, eFiling & DMS.
• TIPS & TRICKS: menggunakan Self-Audit & 5S/5R Patrol: Daftar Induk Dokumen, Daftar Tipe Dokumen, Daftar PiC, Daftar Lokasi Penyimpanan.
• TIPS & TRICKS: membahas produk konversi: high-speed scanner (DR), kamera, handycam.

Modul 05 – Quick Win 1

• Membahas konsep pencarian menurut keyword & metadata.
• Meningkatkan komunikasi & membangun trust dengan peningkatan interaksi antar user & lintas komunitas.
• VIDEO: Content Searching, Knowledge Groups, eTransmittals, GoogleDocs, Google Calendar.
• TIPS & TRICKS: membahas teknik Social Media untuk meningkatkan interaksi

Modul 06 – Quick Win 2

• Memahami sistem otentikasi: konvensional, watermark, digital signature.
• Membahas kemudahan pengecekan serta ketelitian tinggi dalam modul Optical Character Recoqnition untuk mendeteksi perubahan & pemalsuan.
• Membahas penyelarasan proses kerja dengan worklow & sistem otorisasi elektronik
• VIDEO: Project Wizard, Workflow, RImage (Replicator, Duplicator, Protector).
• TIPS & TRICKS: menjaring informasi dengan on-line survey.

Modul 07 – Fraud Prevention & Risk Management

• Membahas konsep dasar manajemen resiko.
• Membahas keterkaitan dengan sistem manajemen resiko & permasalahan dalam sistem arsip konvensional.
• Membahas integrasi dengan sistem informasi publik: catatan sipil, daftar debitur, otoritas pajak, public records.
• SHARING & DISKUSI KELOMPOK.
• SIMULASI: menggunakan Open Source Software (OSS) sebagai modul kolaborasi (video conferencing) dalam eFDM.
• SIMULASI: menggunakan Open Source Software (OSS) sebagai modul manajemen identitas (single signage) dalam eFDM.

Modul 08 – Disaster Recovery & Business Continuity

• Memahami sistem kontinuitas bisnis: konvensional, remote site, cloud.
• Membahas berbagai hal yang harus dipersiapkan sebelum implementasi dan/atau perubahan sistem arsip.
• Membahas rencana implementasi sistem arsip baru (perubahan sistem) untuk memperbaiki security & ease-of-use.
• SHARING & DISKUSI KELOMPOK.
• SIMULASI: menggunakan Open Source Software (OSS) sebagai modul manajemen proyek (redmine), pengetahuan (wiki) & live feed (RSS, Snaplogic) dalam eFDM.

** PESERTA DIHARAPKAN MEMBAWA LAPTOP/ NETBOOK/PORTABLE HARDDISK/FLASHDISK UKURAN BESAR untuk praktik, demo & menyimpan aplikasi & dokumen pendukung workshop.**

Investment
Early Bird : Rp. 5.000.000,-/ orang
Berlaku untuk pengembalian formulir paling lambat 2 minggu sebelum hari H
Normal Investment: Rp. 5.500.000,-/ orang