ELECTRONIC FILING USING EXCEL & VBA

Tanggal
29-30 Agustus 2024
22-23 September 2024
20-21 Oktober 2024
17-18 November 2024
22-23 Desember 2024

Pukul
09.00 – 16.00 WIB

Tempat
Hotel 88 Melawai Blok M
Jakarta Selatan

Tingginya tingkat persaingan organisasi bisnis dewasa ini semakin menuntut adanya proses perbaikan pengelolaan dokumen yang harus dilakukan oleh bagian administrasi dokumen (admin) pada setiap departemen dalam organisasi ataupun sekretaris pada setiap level dari organisasi dengan konsep yang logis dan sistematis berdasarkan kebutuhan dan kepentingan organisasi agar pemanfaatan dokumen tersebut baik itu berupa paper document ataupun soft document (dokumen hasil scanning, *.jpg, *.pdf atau dokumen yang dihasilkan oleh program elektronik, seperti file dengan akhiran *.xls, *.xlsx, *.doc, *.docx, *.ppt, *.pptx) dapat dimaksimalkan sehingga dapat meningkatkan services, baik kepada internal customer ataupun external customer.

Proses perbaikan pengelolaan dokumen yang harus segera dilakukan oleh bagian secretary ataupun admin dokumen adalah membuat dan mengembangkan sistem penataan file (File Cataloguing System) baik untuk file dokumen incoming letter ataupun outgoing letter pada media penyimpanan komputer untuk mendukung penyimpanan dan pembuatan sistem temu balik digital document ataupun paper document pada lemari filing ataupun gudang arsip (document tracking system).

Minimnya penggunaan aplikasi komputer terutama aplikasi Excel 2007/2010 yang umumnya selama ini digunakan oleh para secretary atau admin perusahaan menyebabkan sulit untuk mewujudkan dan mengimplementasikan hal tersebut di atas.

Padahal dengan hanya menggunakan aplikasi Excel 2007/2010 yang sudah ada ditambah sedikit saja penggunaan teknologi VBA-nya (Visual Basic Application), para secretary atau admin tersebut dapat membuat dan mengembangkan sendiri aplikasi File Cataloguing System ) baik untuk soft atau hard document dengan document tracking system-nya untuk file dokumen incoming letter dan outgoing letter

Setelah mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan mampu untuk :

Memahami tujuan dan manfaat dari pengelolaan dokumen.
Memahami konsep dokumen dalam definisi file, records dan archive.
Memahami konsep dua model dalam pengelolaan arsip ; Life Cycle Model and Records Continuous Model
Memahami standar implementasi digitalisasi dokumen berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.
Memahami standar implementasi waktu penyimpanan dokumen perusahaan (jadwal retensi dokumen) dan pemusnahan dokumen perusahaan berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009
Memahami konsep records management system dan electronics document filing system.
Memahami konsep mail handling baik untuk incoming letter ataupun outgoing letter.
Memahami tahapan-tahapan filing system.
Memahami 3 metode filing system.
Memahami prosedur pemberkasan arsip
Memahami konsep dari 5 macam sistem pengindeksan dokumen.
Memahami standar waktu maksimum temu balik (retrievel) dokumen
Memahami konsep digitalisasi dokumen dengan metode scanning OCR, ICR dan OMR.
Mengetahui kapan membuat digitalisasi dokumen dengan *.pdf atau *.jpg
Mampu membedakan dan membuat proses digitalisasi dokumen untuk *.pdf statis dan *.pdf edit dengan mesin scanner untuk file dokumen incoming letter dan outgoing letter.
Mampu membuat jadwal retensi dokumen untuk untuk file incoming letter dan outgoing letter dengan Excel 2007/2010.
Mampu membuat File Cataloguing System untuk file incoming letter dan outgoing letter dengan Excel 2007/2010 dan Visual Basic Application (VBA)
Mampu membuat Document Tracking System untuk file incoming letter dan outgoing letter dengan Excel 2007/2010.
Membuat Document Category Report untuk file incoming letter dan outgoing letter dengan Excel 2007/2010.
Membuat Otomatisasi Nomor Surat Keluar dengan Excel 2007/2010.
Mampu membuat form – form sheet aplikasi yang sudah dibuat menjadi aman dari perubahan entry data yang tidak diperkenankan (entry yang diproteksi dan yang tidak diproteksi), rumus yang tidak bisa dihapus, bahkan tidak bisa dilihat oleh user.
Memahami aspek-aspek yang harus diperhatikan dalam implementasi sistem arsip elektronik.

METODE PELATIHAN

30% Teori
70% Praktek

TARGET PESERTA
Staff atau Leader yang bertanggung jawab dalam proses filing document

Materi

Tujuan pengelolaan dokumen.
Manfaat pengelolaan dokumen.
Definisi file, records dan
Life Cycle Model Concept.
Records Continuous Model Concept.
Digitalisasi dokumen berdasarkan UU RI No. 11 Th 2008 tentang I
Standar Penerapan Pengelolaan Dokumen Perusahaan berdasarkan UU RI No. 43 th 200
Records management system fundamentals
Electronics document filing system fundamentals.
Mail handling concept.
Step by step of filing system.
Filing system distribution methods.
Prosedur pemberkasan arsip
5 macam sistem pengindeksan dokumen.
Standar waktu maksimum temu balik (retrievel) dokumen.
Konsep digitalisasi dokumen dengan metode scanning OCR, ICR dan OMR.
Digitalisasi dokumen dengan *.pdf atau *.jpg.
Digitalisasi dokumen untuk *.pdf statis dan *.pdf edit dengan mesin scanner.
Membuat Jadwal retensi dokumen dengan Excel 2007/2010.
Membuat File Cataloguing System dengan Excel 2007/2010 dan Visual Basic Application (VBA).
Membuat Document Tracking System dengan Excel 2007/2010.
Membuat Document Category Report Summary dengan Excel 2007/2010.
Membuat Otomatisasi Nomor Surat Keluar dengan Excel 2007/2010.
Menambahkan metode Allow Users to Edit Ranges, Hidden protection and Protect Sheet pada Form – form sheet aplikasi yang sudah dibuat dengan Excel 2007/2010.
Aspek-aspek yang harus diperhatikan dalam implementasi sistem arsip elektronik..