Electronic Office Filing And Document Management
Jadwal:
Selasa-Rabu 10-11 Oktober 2023
Selasa-Rabu 14-15 November 2023
Kamis-Jumat 14-15 Desember 2023
Pkl. 09.00 – 16.00 WIB
Tempat: Jakarta
Hotel Puri Denpasar, Hotel Harris Tebet, Hotel Fave Gatot Subroto, Hotel Ibis, dll.
Konfirmasi tempat pelaksanaan akan kami informasikan 7 hari sebelum pelaksanaan training.
Investasi: Rp. 3.750.000,-/peserta
Including: Sertifikat, Training Modules, Workshop kit, Lunch, Snack, Foto 10R.
PENDAHULUAN
- Apakah konvensional filing yang ada di perusahaan Anda sudah optimal?
- Apakah perusahaan Anda sudah membuat electronic filing yang efisien, dalam mengelola arsip dan dokumen yang ada?
- Apakah filing system yang diterapkan dalam perusahaan Anda sudah optimal, mudah ditemukan yang berkepentingan jika sewaktu-waktu diperlukan?
4 Bagaimana mengorganisasikan semua arsip dan dokumen agar efektif, efisien, optimal dan dapat diakses dengan cepat dari mana saja, oleh siapa saja dan kapan saja?
Dokumen & arsip fisik yang telah ada saat ini, hanyalah sebagian kecil dari khazanah pengetahuan yang dimiliki perusahaan. Setelah suatu dokumen dianggap final, kita & para pengguna dokumen perlu mengetahui dokumen apa saja yang dianggap vital, penting & berguna. eFiling memudahkan proses review & edit dari beragam dokumen, serta memberikan Business Intelligence Information yang tidak hanya tepat, tetapi juga mudah dimengerti & ditindak-lanjuti.
Beberapa manfaat langsung eFiling:
- Mengurangi penggunaan formulir kertas & memastikan kelengkapan pengisian checklist & workflow.
- Mempermudah akses ke khazanah (central file) untuk menampilkan mockup, draft, process flowcharts, sketch, memo voice & video, arsip, rekaman, pengetahuan tertulis, Quality Manual, Standard Operating Procedures, Work Instruction.
- Mempermudah kerjasama (kolaborasi) antar pengguna yang tersebar di berbagai lokasi (pekerja kantor, lapangan, site dlsb) untuk mengubah & memperbaharui kurikulum, modul, bahan bacaan, kuis & ujian secara on-line.
- Mempermudah pengorganisasian pekerjaan individu maupun kelompok (memantau jadwal, target & hasil, baik di dalam kantor maupun di luar kantor; mengikuti rapat online; menyelesaikan to-do, mengorganisir notes & koleksi multimedia, memberikan tugas maupun menetapkan reminders, di mana saja, kapan saja).
Apa yang Anda Peroleh Setelah Mengikuti Pelatihan Ini?
- Terampil menyusun serta mensosialisasikan kebijakan kearsipan elektronik (eFiling).
- Terampil menyusun prosedur pembuatan, review, edit, publikasi dokumen elektronik.
- Terampil menyusun kebijakan penyimpanan, pengkodean, indeks & lokasi arsip elektronik serta menjelaskan dengan gambling kepada karyawan, terutama kepada para profesional (insinyur, dll), sehingga mereka dapat menerima penjelasan (sosialisasi) secara bijaksana.
- Terampil menjabarkan hasil audit eFiling & menyusun langkah tindak lanjutnya.
- Paham tujuan, lingkup, tanggung jawab, aktifitas, proses & kompetensi yang harus dimiliki pengelola arsip profesional, baik arsip fisik maupun elektronik.
- Paham suka duka mengelola dokumen & arsip.
Apa yang dipelajari dalam Pelatihan Ini?
- Modul 01 Paradigma & Filosofi Electronic Filing & Document Management System
- Modul 02 Sharing & Studi Kasus Mengenai Beragam Contoh Implementasi eFDM Di Sejumlah Sektor/Industri
- Modul 03 Langkah Implementasi 1: Pembenahan Arsip Fisik
- Modul 04 Langkah Implementasi 2: Migrasi Ke Efiling
- Modul 05 Quick Win 1
- Modul 06 Quick Win 2
- Modul 07 Fraud Prevention & Risk Management
- Modul 08 Disaster Recovery & Business Continuity
DetailSesi:
Modul 01 – Paradigma & Filosofi Electronic Filing & Document Management System
- Memahami perkembangan sistem arsip konvensional & elektronik.
- Membahas perbedaan antara karakteristik bisnis & implikasi terhadap sistem arsip elektronik: pemilihan database, keamanan (security level), GIS (Geo-tagging) & Fraud Prevention.
- Membahas permasalahan teknis dalam eFDM: metode, tata waktu, tata administrasi.
- Membahas aspek hukum & legal eFiling.
- VIDEO: Microsoft Future Technology, Database Choices, Distributed Architecture & Security.
- SHARING & DISKUSI KELOMPOK.
Modul 02 – Sharing & Studi Kasus Mengenai Beragam Contoh Implementasi eFDM Di Sejumlah Sektor/Industri
- Membahas tren kebutuhan baru: akses via handheld & tablet.
- Membahas beragam contoh implementasi eFDM di sejumlah sektor/industri antara lain:
- Kebutuhan akses dari sejumlah lokasi secara sekaligus.
- Kebutuhan memudahkan pembiasaan melalui aplikasi office/word.
- Kebutuhan menyimpan data gambar teknis.
- Kebutuhan kemudahan mengakses dokumen elektronik yang sudah terlebih dahulu ada.
- Kebutuhan mengakses & mengarsip email.
- VIDEO: Web, Word & AutoCAD Intergration, Import Existing Files, eMail Indexing.
- STUDI KASUS: membahas contoh di perbankan, keuangan, asuransi, manufaktur & kedokteran.
Modul 03 – Langkah Implementasi 1: Pembenahan Arsip Fisik
- Memahami kategori & klasifikasi dokumen.
- Memahami indeks & kode arsip.
- Memahami hak akses (public & non-public), map of location & PiC.
- Membahas peluang implementasi Barcoding, RFID & GIS dalam sistem arsip fisik.
- Membahas penyusutan dokumen secara bertahap.
- TIPS & TRICKS: membahas pemakaian filing cabinet dengan baik & benar.
- TIPS & TRICKS: membahas indeks, klasifikasi, kode & PiC, lokasi & akses.
- TIPS & TRICKS: membahas contoh produk penyimpanan (compacto & pronto).
- TIPS & TRICKS: membahas contoh produk penyusutan arsip (ideal).
Modul 04 – Langkah Implementasi 2: Migrasi Ke Efiling
- Memahami alat bantu Self-Audit & 5S/5R Patrol: Daftar Induk Dokumen, Daftar Tipe Dokumen, Daftar PiC, Daftar Lokasi Penyimpanan.
- Membahas implementasi elektronik dari indeks, klasifikasi, kode & PiC, lokasi & akses.
- VIDEO: Attribute linking, Reference File Management, Sending Links Not Documents, Version Control.
- SIMULASI: membahas kasus implementasi eFDM secara step-by-step.
- SIMULASI: menerapkan prinsip sistem arsip elektronik dengan Excel, eFiling & DMS.
- TIPS & TRICKS: menggunakan Self-Audit & 5S/5R Patrol: Daftar Induk Dokumen, Daftar Tipe Dokumen, Daftar PiC, Daftar Lokasi Penyimpanan.
- TIPS & TRICKS: membahas produk konversi: high-speed scanner (DR), kamera, handycam.
Modul 05 – Quick Win 1
- Membahas konsep pencarian menurut keyword & metadata.
- Meningkatkan komunikasi & membangun trust dengan peningkatan interaksi antar user & lintas komunitas.
- VIDEO: Content Searching, Knowledge Groups, eTransmittals, GoogleDocs, Google Calendar.
- TIPS & TRICKS: membahas teknik Social Media untuk meningkatkan interaksi.
Modul 06 – Quick Win 2
- Memahami sistem otentikasi: konvensional, watermark, digital signature.
- Membahas kemudahan pengecekan serta ketelitian tinggi dalam modul Optical Character Recoqnition untuk mendeteksi perubahan & pemalsuan.
- Membahas penyelarasan proses kerja dengan worklow & sistem otorisasi elektronik
- VIDEO: Project Wizard, Workflow, RImage (Replicator, Duplicator, Protector).
- TIPS & TRICKS: menjaring informasi dengan on-line survey.
Modul 07 – Fraud Prevention & Risk Management
- Membahas konsep dasar manajemen resiko.
- Membahas keterkaitan dengan sistem manajemen resiko & permasalahan dalam sistem arsip konvensional.
- Membahas integrasi dengan sistem informasi publik: catatan sipil, daftar debitur, otoritas pajak, public records.
- SHARING & DISKUSI KELOMPOK.
- SIMULASI: menggunakan Open Source Software (OSS) sebagai modul kolaborasi (video conferencing) dalam eFDM.
- SIMULASI: menggunakan Open Source Software (OSS) sebagai modul manajemen identitas (single signage) dalam eFDM.
Modul 08 – Disaster Recovery & Business Continuity
- Memahami sistem kontinuitas bisnis: konvensional, remote site, cloud.
- Membahas berbagai hal yang harus dipersiapkan sebelum implementasi dan/atau perubahan sistem arsip.
- Membahas rencana implementasi sistem arsip baru (perubahan sistem) untuk memperbaiki security & ease-of-use.
- SHARING & DISKUSI KELOMPOK.
- SIMULASI: menggunakan Open Source Software (OSS) sebagai modul manajemen proyek (redmine), pengetahuan (wiki) & live feed (RSS, Snaplogic) dalam eFDM.
** PESERTA DIHARAPKAN MEMBAWA LAPTOP/ NETBOOK/PORTABLE HARDDISK/FLASHDISK UKURAN BESAR untuk praktik, demo & menyimpan aplikasi & dokumen pendukung workshop.**