Filing System and Documentation

Filing System and Documentation

Tanggal
24-25 Oktober 2024
8-9 November 2024
13-14  Desember 2024

Pukul
09.00 – 16.00 WIB

Tempat
Hotel 88 Melawai Blok M
Jakarta Selatan

Latar Belakang :
Sistem pengarsipan dan dokumentasi yang efektif adalah elemen kunci dalam memastikan kelancaran operasional di lingkungan kantor. Pengelolaan arsip yang baik memungkinkan akses cepat dan mudah terhadap informasi yang diperlukan, mengurangi risiko kehilangan data, dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan. Microsoft Excel, sebagai salah satu alat spreadsheet yang paling populer, memiliki berbagai fitur yang dapat digunakan untuk mendukung pengarsipan dan dokumentasi yang efisien. Pelatihan ini dirancang untuk membantu peserta menguasai teknik-teknik pengarsipan dan dokumentasi yang efektif, serta memaksimalkan penggunaan Microsoft Excel dalam proses tersebut.

Tujuan Pelatihan :

• Memahami pentingnya sistem pengarsipan dan dokumentasi yang terstruktur dalam lingkungan kerja.
• Menguasai teknik-teknik pengelolaan arsip dan dokumen yang efektif dan efisien.
• Meningkatkan keterampilan penggunaan Microsoft Excel untuk mendukung pengarsipan dan dokumentasi.
• Mengimplementasikan sistem pengarsipan digital yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.
• Meningkatkan produktivitas dan efisiensi melalui penerapan praktik pengarsipan yang baik.

METODE PELATIHAN

• 30% Teori
• 70% Praktek

TARGET PESERTA
Sekretaris dan asisten administrasi yang ingin meningkatkan efektivitas mereka pada pekerjaan manajemen kantor.

Materi

1. Pengantar Sistem Pengarsipan dan Dokumentasi:
   O. Pentingnya pengarsipan dan dokumentasi dalam lingkungan kantor.
   O. Prinsip-prinsip dasar pengelolaan arsip.
   O. Jenis-jenis arsip dan dokumen yang umum di kantor.
2. Teknik Pengarsipan dan Dokumentasi:
   O. Metode pengorganisasian arsip (berdasarkan kategori, tanggal, subjek, dll.).
   O. Penggunaan folder dan label untuk pengarsipan manual dan digital.
   O. Prosedur penanganan dan penyimpanan dokumen.
3. Dasar-Dasar Microsoft Excel:
   O. Pengenalan antarmuka Microsoft Excel.
   O. Dasar-dasar pembuatan dan pengelolaan spreadsheet.
   O. Fungsi-fungsi dasar Excel untuk pengarsipan.
   O. Penggunaan Excel untuk Pengarsipan
   O. Membuat template pengarsipan di Excel.
   O. Penggunaan tabel, filter, dan sort untuk mengelola data arsip.
   O. Teknik pelacakan dokumen menggunakan Excel.
4. Digitalisasi dan Manajemen Arsip Elektronik:
   O. Keuntungan dan tantangan pengarsipan digital.
   O. Teknik pemindaian dan penyimpanan dokumen digital.
   O. Keamanan dan perlindungan data dalam pengarsipan digital.
5. Penerapan Praktis :
   O. Studi kasus penerapan sistem pengarsipan di lingkungan kantor.
   O. Workshop pembuatan sistem pengarsipan menggunakan Excel.
   O. Latihan dan simulasi untuk meningkatkan keterampilan peserta.
6. Evaluasi dan Pemeliharaan Sistem Pengarsipan:
   O. Metode evaluasi efektivitas sistem pengarsipan.
   O. Teknik pemeliharaan dan pembaruan arsip.
   O. Penyusunan prosedur standar operasional (SOP) untuk pengarsipan.

Noted : Setiap peserta wajib membawa laptop dan Daftar Arsip

Investasi :
Rp. 5.000.000,- / peserta.
Sudah termasuk Meeting Package (Coffee Break 2x dan Lunch), E-Modul Pelatihan dan Sertifikat.