Training Administrasi dan Pengarsipan

DESKRIPSI

Kantor (office) merupakan tempat untuk menerima proses, mendistribusikan dan menyimpan informasi. Pengelolaan kantor sangat bersinggungan dengan  manajemen operasional perusahaan, yaitu bagaimana proses pengelolaan data, komunikasi maupun arsip-arsip organisasi. Pengadministrasian yang baik merupakan wujud awal dalam mencapai tujuan perusahaan dan turut memegang andil dalam suksesnya suatu perusahaan.

Mereka yang bekerja di bagian administrasi kantor tidak hanya menyimpan informasi, tetapi juga memastikan bahwa informasi yang akurat, relevan, handal dan memadai. Informasi yang akan didistribusikan harus dapat diandalkan, yang memenuhi kebutuhan penerima dalam pengambilan keputusan. Karyawan harus mampu menangkap informasi yang relevan dan mengolahnya dalam waktu yang singkat. Saat ini staff bagian administrasi bukan hanya dituntut untuk terampil menyelesaikan tugas-tugasnya di kantor, namun juga perlu memiliki sikap positif terhadap pekerjaan. Mereka dituntut untuk bisa merencanakan, mengorganisir serta mengontrol seluruh pekerjaan dengan baik, agar seluruh pekerjaan dapat diselesaikan dengan cepat dan tepat. Maka dari itu, pengetahuan karyawan mengenai manajemen perkantoran, meliputi fungsi administrasi dan pengarsipan sangat diperlukan dalam mengelola kantor sebagai sumber informasi yang efektif. Melalui pelatihan ini, para karyawan, khususnya sekretaris dan administrasi profesional akan diberikan keterampilan dan keahlian office management yang sangat komprehensif, dalam hal ini berkaitan dengan pengetahuan untuk mengelola segala hal yang berkaitan dengan administrasi kantor dan pengarsipan secara efektif. Akan dibahas juga mengenai berbagai aspek manajemen perkantoran, teknik & dasar pengarsipan yang diperlukan dalam administrasi perkantoran. Setelah selesai mengikuti pelatihan ini para peserta akan dapat lebih terampil dalam mengelola administrasi dan pengarsipan kantor secara efektif.

TUJUAN

Tujuan dari pelatihan ini bagi peserta adalah:

• Memahami bagaimana mengelola kantor secara efektif;
• Memahami peran penting dan fungsi staf admin dalam menunjang aktivitas perusahaan sehari-hari;
• Mampu menyusun daftar prioritas sesuai tugas dan tanggung jawab;
• Mampu mengelola informasi yang dibutuhkan oleh unit-unit lain;
• Dapat lebih terampil dalam mengelola administrasi kantor;
• Mampu meningkatkan profesionalitas kerja, memiliki sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman

MATERI

1.      Pengantar:

• Lingkup Tugas & Tanggung Jawab
• Fungsi & Sistem Administrasi Perkantoran & Pengarsipan

2.      Mengenal Staf & Pimpinan

3.      Administrasi dan Pengarsipan sebagai bagian dari “Excellent Services”

4.      Pengelolaan Informasi (pengumpulan, pencatatan, penggandaan, pendistribusian, serta penyimpan data dan informasi)

5.      Keterampilan tertentu sebagai pendukung untuk dapat melakukan pekerjaan staf admin:

• Supplying information using a paper-based filing system
• Identifying and providing information and material required by users
• Ketrampilan menghandle telepon (telephone courtesy), fax, menyiapkan berkas/dokumen, pertemuan dan membantu pengunjung dll.

6.      Management Arsip Dan Pengelolaan Arsip

• Record management & Filling System
• Pemahaman dan pengertian Arsip
• Jenis-jenis Arsip

7.      Penerapan Filling System

• Klasifikasi Arsip
• Index System
• Pengendalian dan Peminjaman Arsip
• Komputerisasi Arsip

8.      Document Handling (Incoming & Outgoing Mail)

• Incoming & Outgoing Journals
• Clean Desk Policy
• Mailing Procedures

9.      Standard Operating Procedure (SOP) Kegiatan Kantor

• Aktifitas-aktifitas Kantor
• Pentingnya SOP untuk kelancaran aktifitas kantor
• Personal development: formulating a personal action plan

PESERTA
Pelatihan ini sesuai untuk diikuti oleh: Personel Bagian Tata Usaha, Sekretaris, Office Manager, Staff Administrasi, Administration Assistants, Receptionists, Finance Officers, serta staf lain yang memiliki tanggung jawab untuk manajemen kantor.

INVESTASI :
Training Online, Two Days Online Training :

1. Via Aplikasi Zoom : Rp 3.500.000,- (Tiga Juta Lima Ratus Ribu Rupiah)

Training Offline, Two Days Offline Training :

1. Jakarta : Rp 5.000.000,- (Lima Juta Rupiah)
2. Bandung : Rp 6.000.000,- (Enam Juta Rupiah)

Ket : Hotel Ibis Arcadia/Hotel Dreamtel / Hotel Hi / Hotel Blue Sky / Hotel Erian Jakarta

FASILITAS :

Training Online

1. Soft Copy Materi (Dikirim By Email)
2. Seminar Kits (ATK) & Sertifikat Kehadiran (Dikirim Via JNE)

Training Offline

1. Seminar Kits ( Handcopy Materi + ATK + Souvenir)
2. Makan Siang
3. Coffee Break
4. Sertifikat

NEXT SCHEDULE:

• Tanggal 19-20 Mei 2022
• Tanggal 22-23 Juni 2022
• Tanggal 25-26 Juli 2022
• Tanggal 22-23 Agustus 2022
• Tanggal 21-22 September 2022
• Tanggal 17-18 Oktober 2022
• Tanggal 16-17 November 2022
• Tanggal 21-22 Desember 2022

*Jadwal Training masih tentative running apabila telah mencapai quota